昨今、中小企業にとってもデジタルシフトは経営における重要テーマになってきています。
デジタルシフトをするためにクラウド化を進める企業様が増えてきました。社内の情報システムのクラウド化を一部でも進めている企業は50％以上と言われています。
弊社でもクラウド化に取り組んできました。いろいろ取り組んだ中で、働き方に大きな変化を与えてくれたクラウド化の1つがファイルサーバのクラウド化です。
ファイルサーバをクラウドストレージに切り替えたことで、生産性向上やテレワークの実施、顧客対応スピードアップなどの様々なメリットを得ることができました。
ファイルサーバのクラウド化は、簡単に取り組むことができるデジタルシフトですが、多くの効果をすぐに得られるのでお勧めです！
コンテンツ
WORK SMILE LABOの以前の課題
WORK SMILE LABOでは、データを社内にあるファイルサーバやNASで管理をしてきました。
お客様に提出した見積り書や、最新の提案書・チラシ、顧客リストなどのあらゆるデータを保存・共有していました。
弊社の社員は、日中はほとんど外出しています。外出先でファイルサーバに保存されているデータを閲覧したい時があります。
その際はファイルサーバに社外からアクセスできる設定をしていましたが、外出先からアクセスをすると通信速度が遅く、非効率でした…。
また、岡山を襲った洪水の経験から、災害時のリスクを感じていました。
そんな時にコロナが発生してテレワークをせざるを得ない状況になり、毎日社外からファイルサーバにアクセスする働き方になりました。
これを機にファイルサーバのクラウド化を進めていきました。
ファイルサーバのクラウド化でどのように働き方が変わったのか！？
なぜクラウド？
ファイルサーバをクラウドストレージに切り替えただけで、WORK SMILE LABOの働き方は大きく変わりました。
インターネットを通じてデータを保存しておくことができる、ストレージ（データ保管庫）のことです。
インターネット良く知られているものだとDropboxやGoogle ドライブ、Microsoft OneDrive、iCloudストレージなどがあります。
弊社がクラウドストレージを導入して得られたメリットをいくつかご紹介させて頂きます！
社外からのアクセスがスムーズに
以前は、営業先や自宅からファイルサーバにアクセスするために、社内ネットワークにアクセスしなければいけませんでした。
これには手間がかかりますし、社外だと通信速度が遅く、ストレスでした。
クラウドストレージはインターネット回線が整っていれば、どこからでも簡単にアクセスでき、操作もサクサク進みます。
スマートホンでも簡単にアクセスできる点も非常に役立っています。
クラウド化したことで業務効率が大幅に向上しました。
自宅でテレワークする時に会社にいる時と同じように仕事ができます。
お客様とのデータ共有がスムーズに
ファイルサーバに保存してある製品資料や提案書データをお客様にお渡しするためには、一度ダウンロードをして、メールで送付していました。
ダウンロードにも時間がかかりますし、メールにデータ添付をするのにも時間がかかりました。
社外だと通信速度が遅いため、非常に時間がかかります…。
クラウドストレージにしてからは、お客様にお渡ししたいデータが入ったフォルダのリンクを発行して共有しています。
お客様にはリンクからデータをダウンロードして頂きます。
データのダウンロードやメール添付が不要なのですぐにお客様にデータを共有することができるようになりました。
サーバ管理の手間が不要に！
以前はファイルサーバのメンテナンスやセキュリティ対策に手間がかかっていました。
WORK SMILE LABOでは社内で対応をしており、トラブル時は大変でした。
クラウドストレージにしてからは、クラウドメーカーがその部分を対応してくれるので、サーバの管理業務に社内リソースを使うことがなくなりました。
データの復元が簡単にできるようになった
クラウドストレージを導入してから間違って削除してしまったデータや、以前のバージョンに戻したいデータを簡単に復元することができるようになりました。
作業時間を無駄にすることが無くなり効率化に繋がりましたし、データを失って精神的なショックを受けることも減りました。
社外とのコラボレーションや権限管理
WORK SMILE LABOで利用しているクラウドストレージでは、社外の方へのアクセスを許可することができます。
また、役職や部署によってアクセスできるデータを簡単に制限することができるので、チームでのコラボレーションがしやすくなりました。
あふれるクラウドストレージの中から何を選ぶのか
クラウドストレージにはDropboxやBoxなど、他にも様々な製品があります。
サービスが多すぎて選ぶのが大変という声もよく聞きます。
弊社ではWAKUSUMA BOXというオリジナル製品を活用・提供しています。
よくあるクラウドストレージの価格体系はユーザー1人当り◯◯円といったものです。
1人当り1,500～2,000円程度しますので、20人が働く企業の場合、月額3万円以上の費用がかかってしまいます。
WAKUSUMA BOXは利用者数に関係なく月額9,800円で1テラバイトまで利用することができます。
多くの中小企業であれば1テラバイトあれば十分に活用することができます。
クラウドストレージの導入をご検討中であればお気軽にご相談ください。
弊社では導入にあたって、様々なクラウドストレージの調査や検証をしたので、お役立ちできる情報をご提供できます！
デジタルシフトの大一歩！中小企業でもできるDXセミナー
単なる社内のIT化ではなく、ビジネス環境の変化に対応できる体制を整えるDX（デジタルトランスフォーメーション）。
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