2021年05月25日　ワクスマガジン

中小企業がデジタル化を推進するために、まず取り組むべき事とは？

2021年に入り、経済誌やニュース等でデジタルの重要性が説かれています。政府もデジタル庁を新設して中小企業のデジタル化を推進していきます。
しかし、経営者の皆様からは「デジタル化と言われても、何から始めたらいいのか分からない」や「どのようなデジタルツールにすべきか分からない」「デジタルツールを導入して効果があるか分からない…」などの声をよく聞きます。
今回のメルマガでは、自社でのデジタル化の経験をもとに中小企業がデジタル化を進めるにあたって、まず何をすべきかをお伝えしていきます。

コンテンツ

1 ―デジタル化を進めるために、まずすべき事―
2 ―自社に必要なデジタルツールの洗い出し―
3 ―デジタルツール導入の実行スケジュールに落としむ―
4 ―デジタル化における投資対効果を確認する―
5 ―デジタル化ロードマップ作成にご興味のある経営者様へ―
6 中小企業のデジタル化勉強会

―デジタル化を進めるために、まずすべき事―

まず、”デジタル化”とはどういうことでしょうか？
わかりやすく、シンプルに言うと「アナログからデジタルへの転換」です。
具体例をあげます。

<例1>
今まで紙で回覧していた稟議書を、ワークフローシステムを使って電子化。
承認者がオフィスにいなくとも承認が可能になり、稟議の承認スピードが早くなった。
また稟議書の紛失をすることがなくなった。

<例2>
今まで紙で出力していたFAXを電子化。受信したFAXを紙で出力せずにPDF化してクラウドサーバで閲覧できるようにした。
その結果、外出先からも受信FAXを確認できるようになり、営業部門の顧客対応スピードが早くなった。

fax

ポイントは、今まで対面や紙で行ってきた業務をデジタルで行うことで生産性向上を実現できる点です。
なんでもデジタル化すればいいわけではありません。紙の方が効率的な業務ももちろんあります。
まずは、デジタル化をすることで生産性が向上する業務を見つけていきます。

―自社に必要なデジタルツールの洗い出し―

デジタル化すべき業務が見つかったら、どのデジタルツールを採用するかを決めていきます。これからデジタル化を進めていく中小企業様であれば、デジタルツールを洗い出すと10～20個ほどのデジタルツールがあがるはずです。
デジタルツールを洗い出したら、下記のようなデジタルツールの一覧を作成します。ここでのポイントはデジタルツールを導入することで見込まれる効果を記載することです。
デジタル化の過程でツールの導入が目的になってしまうことはよくある失敗です。
これを防ぐために、デジタルツールを導入することでどのような効果を得ることを目指すのか、ハッキリさせておきます。

―デジタルツール導入の実行スケジュールに落としむ―

デジタルツールの一覧ができたら実行スケジュールに落とし込んでいきます。
導入するデジタルツールの数は10を超えることがほとんどですので、一度に導入をすることはできません。
優先順位を決め、スケジュールに落とし込んでいきます。
下記はデジタル化実行スケジュールの一例です。ここまで来てやっとデジタル化の実行に移ることができます。

―デジタル化における投資対効果を確認する―

最後に、デジタルツールを導入することで得られる経営効果と投資金額を比較して、投資対効果を確認します。
デジタルツールを導入することで、どれだけの業績アップが見込まれるかを可視化していかなければなりません。

WORK SMILE LABOの事例になりますが、弊社ではデジタルツールへの投資金額に見合う効果を得られているかを注視しています。
毎年、約250万円をデジタルツールに投資した結果、2016年～2020年の5年間で、人時生産性144％向上、残業時間57％削減、粗利158％上昇を実現できました。
年間250万円というのは中小企業である弊社にとって、決して安い金額ではありませんが、それを上回る効果を得られています。