弊社では中小企業向けのテレワーク導入支援を行っております。

その中で多いご質問の一つが、

「テレワークを導入することで業務効率が落ちませんか？」

というご質問です。

 

・対面でのコミュニケーションができないこと

・自宅では仕事に集中できないように感じること

・社内にいないとできない仕事があること

などが、テレワークをすることで業務効率が落ちるのでは？と感じる要因かと思います。

 

実は私自身、弊社がテレワークに取り組む際には

「業務効率は落ちるだろうな」と考えていました。

しかし、実際にテレワークに取り組んでみると、

予想は外れ、逆に生産性が向上する結果となりました。

 

テレワーク導入支援をさせて頂いたお客様でも同じようにテレワークが生産性向上に繋がるケースが多くあります。

なぜテレワーク導入が業務効率低下ではなく、生産性向上に繋がるのか？

テレワークが生産性向上に繋がる　3つの理由　をご紹介したいと思います。

 

理由1　テレワーク実践のために導入したICTツールが生産性向上に貢献

テレワーク導入をする際には、まずテレワーク環境の構築を行います。

テレワークができる環境作りを推進することは、イコール、社内のICT化の推進になります。

ICT化が推進されることで業務効率化、生産性向上につなげることが同時にできます。

弊社の事例をいくつか紹介したいと思います。

【勤怠管理システムのクラウド化】

弊社では以前、タイムカードで勤怠管理をしていました。

しかし、在宅勤務の社員はタイムカードを利用することができません。

そこで、スマホアプリで打刻ができるクラウド型勤怠管理システムを導入することで在宅勤務者も打刻ができるようになりました。

以前はタイムカードに集計作業をしていましたが、勤怠管理システムが自動集計をするようになったので、集計作業が大幅に効率化しました。

【Web会議システムの活用】

弊社ではテレワーク勤務者との打ち合わせのためにWeb会議システムを導入しましたが、

在宅勤務者との打ち合わせ以外にも様々なメリットがありました。

■以前は、会議に遅れるメンバーのことを待ち、開始時間が遅れることがよくありました。Web会議システムで会議に参加できるようになったことで、遅れているメンバーが営業車の中から参加することができるようになり、会議開始時間の遅れが無くなりました。

■お客様との打ち合わせや商談をWeb会議で実施するようになったことで、一日あたりの商談数が増加して、売上アップに繋がりました。

■出張先からも会議に参加できるので、適切なタイミングで会議を設定しやすくなりました。

このように、テレワークを実施するために構築した環境が会社全体の生産性向上に繋がります。

 

理由2　テレワークに伴う業務分担の見直しによる効率化

テレワークですべての業務をできるわけではありません。

請求書の封かん、お茶出しのようにオフィスでしかできない業務があります。

また、テレワークで実施すると著しく業務効率が下がってしまう業務もあります。

今までやってきた仕事をテレワークで同じようにしようと考えると、業務効率低下につながってしまいます。

大切なポイントは、テレワークを機に業務分担の見直しをすることです。

在宅ワークでも業務効率が落ちない仕事を在宅勤務者が行い、会社で勤務するメンバーの同様の仕事も担当してしまいます。

 

在宅ワークで実施すると著しく業務効率が落ちる仕事は会社で勤務するメンバーが行います。

テレワークを機に分業化が進むことで、従来よりも業務効率が向上することもあります。

弊社でも分業をしたことがさらなる生産性向上に繋がりました。

 

理由3　意識的な働き方改革 

弊社ではじめてテレワークを実施したのは事務の女性社員でした。

テレワーク実施初月から生産性が向上したので、その理由を聞きました。

その中の１つに「みんなにサボっていると思われたくないから頑張りました！」という話がありました。

以前よりも集中して仕事ができたそうです。

締切直前の方が、仕事がはかどったという経験は誰しもあると思います。

「在宅でも成果が出ることを示そう」という緊張感が生産性向上に寄与したようです。

 

テレワークをするとなると、「社員がサボるのではないか？」と疑う方も多いです。

しかし、そんな方は一部の方です。多くの社員は一生懸命仕事をしてくれます。

テレワークで業務効率が落ちるのは、導入や運用の方法に必ず問題があります。

ICT化の推進や業務の見直しを並行して行えば、テレワークが会社の生産性向上にきっかけになります。

生産性向上に繋がるテレワーク導入はお任せください。