2020年09月29日　ワクスマガジン

テレワークで部下の管理はできるのか？管理者が押えるべきテレワークにおけるマネジメント術

石井常務

WORK SMILE LABOではテレワークを様々な場面で活用し、生産性向上や社員満足度向上、介護や育児中の社員の離職防止など様々な効果がありました。
今テレワークに取り組む企業様も増えていますが、経営者や管理者といった立場の方は、
「社員がテレワークでもしっかりと働いてくれるのか？」
「会わずにマネジメントできるのか？」
と不安に感じることがあるかと思います。

弊社もそうでした。
WORK SMILE LABOの常務取締役の石井聖至にマネージャーとしてどのようにテレワーク下で部下のマネジメントをしているのか、インタビューをしました。
ぜひ参考にしてください。

まず、石井常務がテレワークに取り組むようになったきっかけを教えてください

私がテレワークを活用し始めたのは2年前の怪我がきっかけでした。たまたま友人にテニスを誘われ、参加しました。
慣れていなかったのもあったのか、なんとアキレス腱を断裂してしまったのです。
すぐさま病院に行き、検査をしたところ全治2か月の怪我であることが判明しました。

当時は私が担当させて頂いているお客様も多く、全治2か月の怪我はあまりにも大きな問題でした。
仕事を継続することが絶望的でしたが、ピンチをチャンスに変えようと思い、取り組んだのがテレワークでした。

テレワークは場所を選ばずに働くことのできる柔軟な働き方です。なので、さっそくお客さまとの打ち合わせを病室の中からやってみました。
はじめは従来通りの働き方ができなかったものの、徐々に上手にテレワークを活用して営業活動ができるようになったのです。
なにより、当時はテレワークを実施していることが目新しく、お客さまとの会話の話題にもなりました（笑）テレワークの利便性を強く感じたのがこの時で、それ以降テレワークを継続的に利用するようになりました。

テレワークを活用するようになってから部下のマネジメントはどう変わりましたか？

テレワークでマネジメントをするようになったのは、新型コロナウイルスがきっかけです。
弊社は企業様に訪問して営業をする会社です。コロナ以前は直接お客様に足を運び、営業をし、1日平均3件の部下の営業に同席していました。

コロナウイルスの感染が広がった3月以降は、お客様や社員のリスクを考慮して訪問営業を止め、Web会議システムを利用したオンライン商談に切り替えました。

オンライン商談は移動をすることがないので、移動時間を削減することができ、現在では1日平均で約8件の営業に同席しています。
1日を営業同席の予定でびっしりと埋めることもあります。営業同席できる件数が増えたことで、チーム全体の営業力が向上しました。
若手社員が担当するお客様の多くは私が以前担当していたお客様です。若手社員よりも私と関係性ができています。
オンライン商談に私が同席することで、お客様の本音のニーズをヒアリングすることや、お客様と若手の共通項を話して関係性構築をすること、若手が私から営業トークを学ぶことができます。たまに、お客さまから「久しぶりに石井常務の顔を見ることができてうれしい！」といった声を聞くことができて、私としてもうれしい限りです。

逆に、マネージャーの立場としテレワークの管理の難しさってありますか？

難しい質問ですね。
会社としてテレワークを活用するようになり、悩まされた部分でもあります。
そして、実はこの質問、最近よくお客さまからもよく聞かれるようになりました。
これから話すことはあくまでも私、個人の意見ですが、まず、マネージャーという立場として、一番大切にしているのは、性善説で考えることです。
というのも、性悪説で社員と接してしまうと、社員に対する管理が強くなってしまいます。

せっかくテレワークを導入して柔軟な働き方ができる環境が整っても、これでは宝の持ち腐れになってしまいます。
なので、私は社員のテレワーク管理に関しては性善説で接することが大切だとおもいます。ただし、まったく管理の制度がないというのも問題だと思います。
おそらく、他社の経営者やマネージャーの方もこの点を不安に感じていると思います。そこで、弊社では抑止力としてパソコンのログ管理システムを導入することでその不安を解消しています。
ログ管理システムはパソコンの作業ログを見える化することができます。社員がどのようなソフトウェアをどれだけの時間起動しているのか、パソコン作業をしている時間はどれくらいか、どのWebページを閲覧しているのか、などが定量的にわかります。ただし、このログ管理システムのデータを頻繁に見て監視をすることはあまりおススメしていません。
ログをその都度見てしまうと、やはり管理が強まってしまい、社内の雰囲気が悪くなってしまうのではないかと思います。なので、あくまでも抑止力としてログ管理ツールを使うことが重要なのです。
弊社でもログ管理システムの情報を確認することは滅多にありません。何か問題が発生した時に確認をする程度です。

そのほかにマネージャーとして意識していることはありますか？

あとは、社員と直接会える時間を大切にすることです。社内の業務をオンライン中心で実施することの弊害として、コミュニケーションの問題があります。
テレワークを実施すると、在宅や外出先で業務を終えることができてしまうので、わざわざ帰社する必要がなくなります。
以前は、夕方に気軽にコミュニケーションが取れていたのですが、会う機会が減ってしまうので、意識して話に行かなければコミュニケーションをとることができません。
なので、オフィスで社員を見かけたときは私から積極的に話しかけるようにしています。

最後にオンライン商談やテレワークで役立っているおすすめツールを教えてください

はい。オンライン商談の活用を始めた頃は、契約書に必要な判子は電子化されてませんでした。
なので、その都度お客さまのところに契約書を届け、押印をしていただいていました。
せっかくオンライン商談で移動時間を短縮することができても、契約書に判子を押していただくために、訪れていては効率が悪いです。

そこで、最近導入したのが電子契約サービスの「Great Sign(グレートサイン)」です。Great Signを使うようになったことで、オンライン商談中もしくは後に送ることができるようになりました。
電子契約サービスはオンライン商談ツールとのシナジーが高く、両方を導入することで、さらなる業務の効率化を達成し、スピード感を持って契約を進めることができるようになりました。
お客様におかけする手間も少なくなりました。