さまざまな企業がデジタルツールを取り入れ、DX化に取り組んでいます。
とくに、大企業よりも人材が希薄な中小企業が求められている傾向にあります。

しかし、「何から始めていいか分からない」「どんなツールを導入すればいいのか分からない」と、DX化についてよく分からないと悩む企業は少なくありません。
できれば、わかりやすく機能的で、無料でできるツールがあれば嬉しいですよね。
今回は、DX推進していきたい中小企業やDXツールを導入したい企業に向けて、無料でできるDXツールをご紹介します。

DXが必要とされる理由

日本では少子高齢化が進み、年々労働人口が減少傾向にあります。
人材が少なくなることで生産性向上が見込めなくなり、効率よく業務を進めることが難しくなります。
そこで、近年ではデジタルツールの導入したDX化が必要とされています。

ほかにも、DXが必要とされる理由には「グローバルなマーケティングができること」や「新しいビジネスモデルの確率」が期待できます。
デジタルツールを導入することで生産性や効率がアップし、従業員が働きやすい環境をつくることにつながっていきます。

DXツールの選び方のポイント

「どのDXツールが使いやすい？」「無料のDXツールって最適に使える？」
など、DXツールをどのような基準で選べばいいかわからない企業も多いと思います。
ここでは、DXツールの選び方のポイントをご紹介します。

従業員全員が使いこなせるかどうか

DXツールは、実質業務に必要不可欠なものになり、従業員が使いこなせなければ意味がありません。
生産性アップや業務効率アップを目的として導入する事例が多いため、従業員が使いこなせることが重要です。

業務内容に合っているかどうか

DXツールを導入する目的は何なのか、どの業務を自動化もしくは効率化する必要があるのかを明確にしておきましょう。
その上で必要なDXツールを選ぶことがポイントです。
ただDXツールを導入しただけでは、実際業務をした時に使いにくいだけのツールになってしまいます。
また、導入後の検証も必要です。
導入後、どのような時に使い、効率がアップしているのかどうかの検証をして、アップデートしていくことが重要です。

無料でできるDXツール5選

DXツールにはさまざまな種類があり、無料でできるものもあります。
ここでは、以下の無料でできるDXツールをご紹介します。

1.チャットツール
2.オンライン会議ツール
3.クラウド勤怠管理
4.電子決済ツール
5.データ管理ツール

1.チャットツール

ここ数年で急拡大したチャットツール。
「Chatwork」や「Slack」など無料でできるチャットツールがあります。
チャットだけでなくデータを共有したり、ミーティングをしたり、活用の幅が広いのが特徴的です。
現在テレワークが定着し、チャットツールはなくてはならない存在となっています。
今後テレワークを推進していきたい企業におすすめです。
ただ、すべてが無料で利用できるわけではありません。人数制限がある「Chatwork」では、ある一定の人数を超えると有料になるので、利用前に確認しておきましょう。

2.オンライン会議ツール

オンライン会議ツールとは、「Zoom」や「Googlemeet」などのオンライン上で会議やミーティングなどができるツールです。
もちろんテレワークでは大活躍。
移動時間がかからず、会議室などの場所も関係なくできるので、生産性を向上させる重要なツールと言えます。
会議やミーティングのほかにも、面談や商談、セミナー、イベントなど幅広いシーンで活用できる魅力があります。
オンライン上でつながるには、通信環境の良さがポイント。
途切れたり、声が届きにくいなどの通信障害がないように事前に確認しておきましょう。

3.クラウド勤怠管理

クラウド上で打刻をすることが可能なツールです。
わざわざタイムカードなどで打刻をしなくて済むので、テレワークで仕事をする人にも便利なツールです。
打刻だけでなく残業申請や有給申請などの申請ができたり、勤務時間の修正も可能です。
自動で計算してくれるシステムになっていることが多いので、管理側の手間を省くこともでき、手計算でのミスも防ぐことができます。

4.電子決済ツール

書類のサインや捺印、承認ができる電子決済ツールも、無料でできるものがあります。
「クラウドサイン」や「Shachihata Cloud」などがあります。
紙ベースで行っていた契約書や稟議書、決済書などをデジタル化することで確認や承認、回覧の時間の短縮ができ、効率的に業務を進めることができます。
電子決済では、電子ハンコが必要になることが多いので、電子ハンコも同時に入手しておくと便利です。

5.データ管理ツール

「Google Drive」や「Dropbox」を利用すると、大量のデータをクラウド上で管理することができます。
また、従業員が誰でも閲覧することができるように設定することもでき、グループチャットで共有することができるので、同じ情報を共有しながら連携を取ることができます。
そのほかプロジェクトの管理ができるツールもあります。
進行中のタスクの確認や期限が過ぎているものはリマインドされる機能が備わっているものもあるので、プロジェクト業務が多い企業にはおすすめです。

DXツールに関して検討中の企業様は弊社におまかせ

たくさんある無料のDXツールの中から利用すると便利なものを厳選しました。
DXツールは今後のビジネスにおいて、生産性や業務効率をアップする上で必要不可欠なツールです。
自社にはどんなDXツールが適しているかを明確にする必要があります。
どんなDXツールを導入するべきか、どんな無料のDXツールが必要なのか、DXツール導入を検討している企業様は、弊社におまかせください。
最適なDXツールをご提案させていただきます。