近年、さまざまな企業で注目されている「デジタル化」は、ITを企業に浸透させることで、これからの時代にフィットし、テレワークの推進や業務効率化を実現する取り組みです。

しかし自社でデジタル化を行うには、課題の洗い出しやデジタルツールの選定など、やるべきことが多く、「何から始めればよいのかわからない」「例えばどんな業務がデジタル化できるのかイメージができない」と、戸惑ってしまうケースもあるでしょう。

そこで今回は、デジタル化の意味やメリットを理解した上で、どのような取り組みを行ってデジタル化が成功したのか、その実例をご紹介します。

デジタル化の意味とは？

デジタル化とは、デジタル技術を活用した取り組みのことです。

デジタル化には、「アナログをデジタルへ変えて業務効率化を図る」「デジタル技術をもとに競争優位性の高い新たなサービスやビジネスモデルを実現すること」というように、ふたつの意味があります。

例えば、これまで電話で連絡をとっていた場合、メールやチャットでの連絡に切り替えるのもデジタル化の例です。

例えばデジタル化で何が解決できるの？

企業や業務で抱えている課題がある場合、デジタル化することで解決に導きやすくなります。

そこで、例えばデジタル化によって何が解決できるのかメリットと共にご紹介します。

業務効率化のアップ

今までアナログで行っていた業務をデジタル化することで、手間や時間を省くことができるため、効率よく業務を進めることができます。

例えば、会議のために社内に集まっていた場合、オンライン会議ツールを利用することで、オンライン上で複数人でも会議が可能になります。

またデジタル化によって業務が効率化されれば、時間に余白が生まれ、新しい事業計画を立てたり残業の削減ができたりと、労働環境を大きく改善することができます。

多様な働き方の実現

デジタル化は、多様な働き方の推進にも効果的です。

パソコンなどのデバイスとインターネットがあれば、出勤をしなくても社内で働いている時とほぼ変わらない形で、業務を進めることが可能になります。

さらにデジタル化によってテレワークの導入が進むと、フレックスタイム制度が取り入れやすくなるため、育児や介護のための時短勤務や急用にも対応しやすいといったメリットがあります。

人手不足の解消

これまで人手が必要だった業務の中で、デジタル化によって自動化や負担軽減ができるものがあります。

例えばお客様との契約を行う場合、クラウドサービスを利用することでオンライン上でやりとりができ、ペーパーレスの形で締結が完了します。

今まで対応していた社員の負担軽減だけではなく、業務効率化や簡略化にもつながります。

企業価値やサービス向上

デジタル化によって、新規顧客の開拓の可能性は大いに広がります。

例えば、これまで会社から近い場所でしか顧客開拓ができなかった事業でも、セールスをデジタル化することによって遠方の顧客や企業と交流ができるようになり、広い範囲で顧客を獲得することができます。

都市部だけでなく地方や海外へのアプローチができるため、多くの新しい人にサービスの提供が叶い、新たなビジネスチャンスを掴むことができます。

例えば何がデジタル化できるのか　業務例を紹介

 

デジタル化できる業務は数多くあります。ここではまず、多くの企業がデジタル化をしている主な業務を紹介します。

勤怠管理

これまで、出退勤時に手動で打刻をする必要があった勤怠管理も、デジタル化することで負担軽減ができます。

多くの企業で導入されているのが、オンライン上で利用できる勤怠管理システムで、パソコンやスマートフォンなど、自分のデバイスから手軽に勤怠報告ができるため、会社に通うことなく打刻が可能になります。

またさらに、社員一人ひとりの残業時間などの計算も一元化でき、勤務時間も正確に把握できるため、管理者が月末に計算業務に追われるといった負担が軽減できるのも大きなポイントです。

契約申請業務

お客様との契約や申請業務も、デジタル化しやすい業務のひとつです。

近年は多くの企業で電子契約の導入が進んでおり、紙の書類や印鑑不要で、オンライン上の手続きのみで契約書の締結ができるようになりました。

また、遠方のお客様や従業員に対する契約関連の対応がスムーズにできるため、業務効率化やサービスの向上に役立ちます。

進捗管理

どんな仕事においても、納期やスケジュールを意識して進捗管理をすることが重要です。

例えば、これまでカレンダーやホワイトボードなどにスケジュールを手作業で書いていた場合、デジタルツールを活用することで、オンライン上で手軽に進捗確認をすることができます。

また、日時ごとに細かい仕事の内容を可視化することで、企業全体で進捗確認がしやすくなるため納期遅れが発生しにくく、一人ひとりの仕事量を調整するなどのサポートができるのもメリットです。

インサイドセールス（営業活動）

従来の営業は手当たり次第に企業へ飛び込み、対面でアプローチをするスタイルが定番とされていました。

しかし近年では、成約に繋がりそうな顧客を選定してアプローチする「インサイドセールス」というテクニックを用いて営業を行うスタイルが、多くの企業から注目を集めています。

インサイドセールスは、直接相手先を訪問せずに、メールやチャットでコミュニケーションをとっていくスタイルなので、デジタルツールの導入が必須となります。

また簡単に顧客と連絡を取ることができ、時間がかからないため、契約や関係強化がスムーズにできます。

ワクスマが行ったデジタル化の具体的な事例

 

ここでは、ワクスマが実際に行ってきたデジタル化支援の事例をご紹介します。

スポーツ用品卸会社の事例

【悩み・希望】
• 社内のデータをクラウド化したいが、どのように始めたらいいのか分からない
• 顧客の対応履歴を紙でメモしているが、社外からでも確認できるようにしたい
• 色々なデジタルツールの使い方がわからない

こちらのスポーツ用品を取り扱う企業のご担当者様から上記のような相談を受け、問題を細かく棚卸して見た結果、「データが各パソコン内にあり、社内で共有できていない」「顧客データがメモ書きやノートなどの紙媒体で、保管と閲覧がしづらい」といった課題を見出しました。

その課題の対策として、データの共有や社外からのアクセスが可能となる「クラウドサーバーの導入」を行い、必要な書類はスキャンしてクラウドサーバーに保管することで、紙媒体の保存が不要になりました。

また、顧客の対応履歴は「スプレッドシート」に入力することで閲覧と過去の履歴の検索が容易に。さらに社外からでも状況確認ができるようになったため、生産効率が向上しました。

注文住宅のデザイン・設計施工会社の事例

【悩み・希望】
• 建設・不動産業界はデジタル化が遅れているが、効率化になるのなら費用をかけてもデジタル化を進めたい
• 自社だけでは気づかない点のデジタル化の提案をして欲しい

注文住宅のデザインと設計施工を手がける企業様から上記のような相談を受け、「拠点間で情報や資料の共有ができていない」「拠点間での会議で、映像や音声の質に不満がある」といった課題の解決策を探ることに。

そこで、各拠点に「MAXHUB」と「meet-in」の導入を行い、双方の資料を同時に共有しながらが会議ができるように改善。「MAXHUB」を導入したことで、お店で音楽や動画も流せるようになったため宣伝効果もアップしました。

また「ワクBOX」を導入し、場所を選ばず社外からでも資料などのデータにアクセスできるようになったため、作業効率も大幅に向上しました。

土木・建築工事会社の事例

【悩み・希望】
• デジタルできていないことが多くて、何から取り組めばいいかわからない
• 社内のデータが各PCに保存してあり共有できない

土木や建築工事を行う企業様から上記のような相談を受け、具体的な課題や社内の希望を洗い出したところ、「社内でデータ共有がうまくできていない」「会議の映像や音声に懸念点がある」「契約書が紙媒体で保管にスペースをとる」「勤怠管理が紙媒体なのでもっと効率良い方法で行いたい」といった課題が見えてきました。

そこで、1台で電子黒板として活用できるだけでなく、Web会議やプレゼンテーションが行える「MAXHUB」の導入を行い、大画面で資料を共有しながらの会議が可能になりました。

さらに「電子契約書ツールSAKUSUMAサイン」「勤怠管理システム」「ワクBOX」を導入。オンライン上で操作ができるようになり、社外からでもデータにアクセスできるようになりました。

デジタル化を導入するにはロードマップの作成が効果的！

デジタル化を行うには、現状を把握して課題点を洗い出すなどやるべきことが多く、作業漏れも増えてしまいしまいがちです。

そこでおすすめなのが「ロードマップの作成」です。ロードマップとは図や表を用いて、デジタル化によって解決すべきことや、目標達成までの道筋をわかりやすく可視化ができるメリットがあります。

またロードマップは、社内全体で周知を行う際にも使用しやすく、業務の関係者で大まかな計画や目標、想定される問題点の共有も容易にできます。

もし「ロードマップの作成…と言っても何から始めれば良いのかわからない…」などのお悩みがある場合は、一度プロに相談してみるのも一つの手段です。

私たちワクスマなら、ロードマップの作成から社内の仕組み作りまで、デジタル化にまつわる総合的なサポートが可能ですので、お気軽にご相談ください。

業務のデジタル化はワークスマイルラボにお任せください

今回はデジタル化の実例を中心に、デジタル化によって解決できることなどを解説してきました。

これから、さらに加速するデジタル化の波の中でビジネスを行うためにも、積極的にデジタル化に取り組むことが必要不可欠だと言えるでしょう。

またデジタル化を適切に進めるためには、自社が抱える課題を洗い出し、最適なツールを選定することが非常に重要です。

しかし、「何から始めればいいのかわからない」「デジタルツールの使い方がわからない」など、デジタル化に悩んでいる企業様は、どのような内容でもぜひワクスマにお任せください！

企業様が抱える課題をロードマップなどで明確にし、デジタル化の成功に向けたご提案をさせていただきます。