時代の変化に適応し、売上を安定させ続けるために必要なアクションのひとつに「デジタル化」が挙げられます。
特に最近は、政府による働き方改革の推進や、感染症対策として多くの中小企業でリモートワークが推進されていることもあり、デジタル化への関心が急激に高まってきました。
しかし、中小企業にとって、デジタル技術の導入はハードルが高いという事実があります。
「何をどのような方法でデジタル化したらいいのかわからない」
「自社には課題があるが、デジタル化をする方法がわからない」
このように、デジタル化に悩んでいる企業は多く存在します。
デジタル化のメリットは多く存在しますが、さまざまな課題や弊害があるため、容易に行えるものではありません。
そこで本記事では、デジタル化に対する課題を洗い出し、適切にデジタル化を実現させるためのポイントなどを解説します。
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企業が抱えるデジタル化の課題とは？
企業のデジタル化導入には、さまざまな課題が出てきます。ここではまず、デジタル化の3つの課題について解説します。
デジタル化の導入に多くのコストや労力を要する
これまでアナログ的だった業務をデジタル化するには、多くのコストと労力が必要になります。
例えば、テレワークを導入する場合、オンライン上でコミュニケーションが取れるツールが必要になります。
その他には、FAXや電話のデジタル化や、仕事に関する情報を保存するオンラインストレージの導入も考えなければいけません。
またそれぞれのツールを使用する際は、初期費用や月額使用料などのコストがかかる上に、社員一人ひとりが使いこなせるように教育をする必要があるなど、多くの時間と労力を要することがデジタル化の課題の一つとなっています。
どういったツールやシステムを導入したらよいのかわからない
デジタル化を推進する場合、デジタルツールの導入は避けて通れません。しかし、デジタルツールには種類が豊富にあり、仕様や用途がさまざまで、何を選べばいいのか悩まれるでしょう。
そのためまずは、企業で抱えている課題の洗い出しと、それを改善することができるツールの選定をしっかりと行うことが重要です。
また、実際に業務を行う社員の要望や意見を聞き、セキュリティ対策は万全なのかどうかの確認も忘れずに行うようにしましょう。
デジタル化が社員に浸透しない可能性がある
自社に合ったツールを導入しても、結局社内で浸透せず、最終的には活用されなくなったというケースは多くあります。
その理由はさまざまですが、例えば「社員がデジタル化について理解していない」「デジタルに対して苦手意識がある社員がいる」「ルールや運用基準があいまい」などといったケースが考えられます。
このように、デジタル化が浸透しない、ツールが活用されないなどの場合は、問題点を洗い出して解決していく必要があります。
ITスキルに精進した人材の確保
デジタル化で業務効率化を目指すはずが、ツールを使いこなせる人材が社内に存在しない場合、デジタル化が思うように進まないという事態が生じてしまいます。
その理由は、非IT企業の場合、社内でIT人材を育成しておらず、システム開発や運用をIT企業に任せっぱなしで依存しており、システムの活用に至らなかったという背景が考えられます。
また経済産業省の発表によると、「デジタル技術を持つ人材は、2030年には最大で79万人不足する」と発表しています。そのため、デジタル化に必要な人材需要に対して、供給が追いついていないという現実もあります。
このように、ITスキルを有している人材の確保がしづらいという問題があるため、デジタル技術に精通した人材を確保をすることが、大きな課題となります。
社内のデジタル化で注意したいポイント
デジタル化を推進するために、事前に気をつけるべきポイントをまとめました。
情報漏洩のリスクがある
デジタル化社会で、パソコンやスマートフォンで誰でもどんな場所でも情報が見られるようになったからこそ、懸念されるのが「情報漏洩」のリスクです。
情報漏洩は、第三者からのハッキングやウイルス感染により起こることが多いのですが、それによって社外秘の情報が他社に漏れた場合は、企業の信頼を落とし、営業停止や業績悪化という事態につながる可能性もあります。
特に中小企業では、売り上げデータや顧客データなど、社外秘のデータが数多く存在するため、それらを適切に管理し閲覧制限を設けるなどの対応が重要です。
システムのメンテナンスが必要
デジタル化において、ツールを自社で構築をした場合は運用と保守が必要です。
日々の運用で発生する不具合やエラーに対処しながら、問題なくシステムを稼働させるには、高いスキルを要します。
また、外部にシステム構築や運用を依頼した場合は、長期的に運用費や保守費を払い続けることになり、コストが大きく膨らみます。
従業員のITスキルの教育
ITスキルを持つ人材をいかに早く、多く揃えるかどうかが、デジタル化のキーポイントです。
自社の事業内容とその課題、可能性などを把握している人材がITスキルを身につけることで、スピード感をもって合理的にデジタル化を進める事ができます。
そのためには、正しいITリテラシーを身につけ、適切にシステムを利用するスキルの習得が必要で、教育を行う時間の確保が必要です。
デジタル化の課題を解決して成功に導く4つのポイント
デジタル化を成功させるための、ポイントを4つ解説します。
従業員全員がデジタル化によるメリットを理解する
デジタル化を成功させるためには、担当者だけではなく、従業員全員でデジタル化をする意図やメリットを理解することが重要です。
デジタル化の意図やメリットを社員全員が理解することで、「現場での困りごとや悩みが解決される！」というように、社員のモチベーションアップにもつなげることができます。
また、実際にデジタルツールを利用した従業員から「率直な意見や要望」を聞き取ることができ、ツールの良し悪しや適正などを早い段階で判断できるメリットもあります。
使いやすさを重視する
デジタル化で導入するツールやシステムは、実際に現場で利用する従業員たちが「使いやすい！」と思えるものを選ぶことが大切です。
そのため、事前に従業員の声や要望を吸い上げ、困りごとや課題を解決するツールの選定を行うようにしましょう。
どれだけ良いシステムやツールを導入しても、実際に利用する従業員が使いにくいと感じてしまったら、利用されなくなる可能性があります。
現在のITツールは、サブスクリプション型や無料体験などがあり、気軽に試すことができるタイプのものが多いです。
失敗も想定に含め、従業員のITスキルやツールの「使いやすさ」を軸に、導入を検討することをおすすめします。
デジタル化自体が目的にならないようにする
デジタル化は、業務効率化、売上アップの実現などさまざまなメリットを企業に与えます。
しかし、デジタル化で導入するツールなどはあくまで手段であり、それ自体が目的にならないように日々意識することが大切です。
また、デジタル化によって何を解決し、どんな業務を改革するのかなど、会社が描く未来の姿をイメージすることが重要だと言えます。
そのため、これらのことを企業全体で理解を深め、しっかりと方向性を定めることで、デジタル化のメリットを大きく得ることができます。
あらかじめ導入計画を立てる
デジタル化をスタートする際、事前に導入計画を立てることが大切です。
前もって計画を立てないと、デジタル化を進める中で「あれもこれもやりたい」となった場合、ブレが生じてしまう可能性があります。
計画を立てるにはさまざまな方法があり、計画の内容は、目標やプロセスなど、多くの要素を盛り込む必要があります。
それらを全体像で見ることができ、なおかつ理解しやすいのは、ロードマップの作成です。
では、ロードマップとは何か、次の章でわかりやすくまとめます。
デジタル化の第一歩はロードマップの作成から！
デジタル化をスタートする方法として、ロードマップの作成が効果的です。
ロードマップとは、目標達成までに行うことを時系列にまとめた計画案で、デジタル化を進めるために必要なあらゆる要素を盛り込んでいるため、一番初めに作成するのが望ましいです。
ここでは、ロードマップを作成する目的やメリットを解説します。
ロードマップの目的
- 目標の明確化
- 課題の洗い出し
- 全体像の把握
- マイルストーンの設定
- デジタル化計画の共有
以上の項目が、ロードマップを作る目的です。
ロードマップの大きな特徴は、「全体像の把握」がしやすい点です。
「現状」からスタートし、「目標達成」までの道のりを大まかに書くことで、実際に遂行すべき細かいタスクや、マイルストーンなどのスケジュールが立てやすくなります。
ロードマップ作成のメリット
- 目標が達成しやすくなる
- 認識のズレを避け、方向性が統一しやすい
- 現状が把握しやすい
- 想定される問題に対して事前に対策ができる
ロードマップは文章だけではなく、図や表を用いてわかりやすく作成するため、社内全体で周知を行う際にも理解されやすく、目標達成までの方向性がぶれにくいなどのメリットがあります。
また、現在の課題点やどのような方法でデジタル化を進めて、どんな効果を得たいのかなどをあらかじめ洗い出しておくことで、わかりやすく倫理的に可視化ができるのもポイントです。
デジタル化の課題解決ならワクスマにご相談ください
これまで、企業が抱えるデジタル化の課題や、デジタル化を成功させるためのポイントについて解説してきました。
デジタル化を推進するには、成功に導くための工程やステップ、想定される問題など、あらゆる要素を考える必要があります。
それら全てを明確に分かりやすく把握するには、ロードマップの作成が効果的です。
現在ワークスマイルラボでは、中小企業を対象にデジタル化支援やロードマップ作成のご相談をお請けしております。
ロードマップは文章だけではなく、図や表を用いて視覚的にわかりやすく作成するため、社内全体で計画の共有がしやすく、デジタル化が浸透しやすいといった特徴があります。
さらに自分が担当する箇所以外に関しても、状況の把握がしやすく、各メンバーの役割や達成すべき課題など、全体像で把握できるメリットがあります。
デジタル化ロードマップ作成のワークショップ
ワクスマではデジタル化を効果的に進める方法として「デジタル化ロードマップ作成のワークショップ」をご用意しております。
ワークショップの概要
デジタル化ロードマップ（デジタル化の設計図）を作成することで、会社のデジタル化の現在地と目的地を明確にし、どのようにデジタル化を推進するかを明らかにします。
デジタル化のゴール
- デジタル化において導入するツールの選定
- デジタル化の投資対効果の検証
- デジタルツールの導入と優先順位と実行スケジュールの決定
ワクスマでは、中小企業のデジタル化について支援をしておりますので、小さな内容でもぜひお気軽にご相談ください。
