2021年08月27日　働く人の採用と育成支援

デジタル化が企業に与えるメリット・デメリットとは？

政府が推進する「デジタル化」を上手く取り入れ、そのメリットを享受する企業が増えています。
企業がデジタル化を進めるには、現在の課題の洗い出しや、ツールの選定など検討することが多く、何から始めればよいのか分からず、戸惑うケースも多くあるでしょう。

まずはデジタル化が企業にどんな効果をもたらすのか、しっかりと理解した上で、自社にあった方法を取捨選択していくことが大切です。

そこで今回は、企業がデジタル化する際のメリット・デメリット、失敗しない進め方について解説します。

コンテンツ

1 デジタル化とは？企業が導入した成果は
- 1.1 デジタル化への企業の取組み
- 1.2 企業がデジタル化を行った効果
2 デジタル化が企業に与える3つのメリット
3 デジタル化が企業に与える3つのデメリット
4 デジタル化を導入する際の注意点
5 ワクスマは中小企業庁の「中小企業デジタル化応援隊事業」に認定されました
- 5.1 中小企業デジタル化応援隊事業の活用メリット
- 5.2 地方の経営者が抱える不安は？
6 ワークスマイルラボでは、デジタル化のロードマップが作成できる！

デジタル化とは？企業が導入した成果は

デジタル化には「業務プロセスの効率化を図ること」「競争優位性の高い新たなビジネスモデルを実現すること」の2つの意味合いがあります。

例えば、人間がパソコンに入力する作業をロボットが代わりに行い、作業工数を削減することや、デジタルデータを利用して新たなサービスをつくり、顧客に提供することも、「デジタル化」といえます。

デジタル化への企業の取組み

実際にデジタル化を導入した企業は、何に取り組んでいるのでしょうか。
総務省が企業に「何のデジタル化を導入しているか」について調査したところ、ペーパーレス化や情報共有など、「業務効率化」に関しての取組みを行っている企業が多いという結果となっています。
・社内業務のペーパーレス化　60.4%
・業界知識や応対マニュアル等をシステムにより共有化　54.2%
・テレワーク、Web会議などを活用した柔軟な働き方の促進　46.9%

一方で直近3年以内に実施した取組みでは、「テレワーク、Web会議などを活用した柔軟な働き方の促進」が1番多い結果となり、デジタル化によって働き方にも変化が生じていることが分かります。

参照：総務省（2020）「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」

企業がデジタル化を行った効果

総務省の調査で、「デジタルデータを活用することで、どんな効果があったのか」の質問に対して「非常に効果があった」「多少効果があった」と回答した企業は、88.8%にも達しました。
具体的にどのような項目で変化や影響があったのか見ていきましょう。

項目	中小企業	全体
業務効率の向上	51.5%	54.8％
意思決定の向上（迅速化・正当化）	40.1%	45.4%
マーケティング力の向上	29.6%	41.1%
生産プロセスの高度化	19.0%	25.2%
顧客満足度の向上	18.4%	21.5%
在庫管理の向上	17.7%	20.5%
適材適所の人材	14.7%	21.4%

調査結果では「業務効率の向上」に変化を感じた企業が多く、特に中小企業ではその傾向が顕著に表れています。またマーケティング力の向上や、意思決定の向上によって、スピーディーに効率的に業務が行えるようになったことが分かります。

参照：総務省（2020）「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」

デジタル化が企業に与える3つのメリット

デジタル化は企業にどんなメリットをもたらすのでしょうか。

メリット①業務の効率化

デジタル化によって、人間が今まで手作業で行っていたことが自動化でき、業務の効率化が図れます。その中でも、特に成果が表れやすいのは3つの項目です。

・作業時間の短縮（ゼロ化）
・ミスの削減
・属人性の排除
例えば、取引先から紙で注文書を受け取った際は、事務員が注文書データを打ち込む、資材が在庫を確認して商品を発注する、経理が請求書を発行・郵送するといった一連の流れが発生します。
そこでデジタル化を導入した場合は、紙の注文書をデジタルデータとして取り込めば、在庫を自動で照合し、請求書は自動で発行され、ボタン一つでメール配信といったことも可能になります。
人間がするのは「書類の取り込み」と「承認作業」になり、大幅に作業工数をカットできるでしょう。
また業務がフォーマット化されると、特定の人に依存していた業務が誰でも行えるようになり、属人性をなくしていくことができます。

メリット②売上アップの実現

デジタル化は主に、業務の効率化に役立つ思われがちですが、売上アップも大いに期待できます。最近では市場の変化に合わせて、オンラインでの販売にシフトし、売上を伸ばす企業も増えました。
企業がデジタル化を取り入れると、顧客データの分析をしやすくなるだけでなく、新たな市場を開拓していくことも可能です。
その結果、受注率が上がるだけでなく、付加価値をつけた提案によって、顧客単価を上げることもできるでしょう。
そしてデジタル化によってお客様とコンタクトをとる場面も変わります。従来のお客様との商談では、資料を作り、印刷して、会社に出向くことが多くなりますが、デジタル化にシフトすると、オンラインでの商談も可能になります。
オンライン上のやりとりでは、パソコンのデータを共有しながら進めることができ、提案も柔軟にできることから、商談がまとまりやすくなります。

メリット③新たな顧客体験を提供できる

デジタル化によって、これまでになかった「顧客体験」を創造し、接客の向上を図ることができます。
例えば、アパレル大手のユニクロでは、AIチャットボットが対応するスマホアプリを開発しています。
このサービスでは、AIがコーディネットのアドバイスをしてくれるだけでなく、商品の在庫状況も教えてくれるので、個別の対応が自動で行えるようになりました。
他には製造業において、製造ラインをデジタル化することで手作業が減り、納期を大幅に短縮することで、「注文したら商品がすぐ届く」といったことも実現できるでしょう。
このような新たな顧客体験を積極的に取り入れることで、他の企業との差別化でき、顧客の囲い込みにも有効です。

デジタル化が企業に与える3つのデメリット

デジタル化が企業にもたらすメリットは多くありますが、その反面デメリットも存在します。

デメリット①導入に際しての検討項目が多い

デジタル化を導入する際には、デジタルツールの選定が必要になります。
デジタルツールには、顧客管理ツール・営業支援ツール・コミュニケーションツールなど、多種多様にあり、無料のものから有料のものまであるので、どのツールが自社に最適かを見極めるのは難しい面があるでしょう。
また実際にデジタルツールを導入しても、上手く活用できるのか、どんな効果があるのかイメージしづらい点があります。その結果、何から着手すべきか分からなくなり、足踏みしてしまうことが多くあります。

デメリット②社内にデジタル化を推進する人材がいない

デジタル化を推進していくためには、デジタル化について理解するだけでなく、業務を改革していくための知識や柔軟性を持ち合わせた人材が必要です。
ですが日常業務に追われている従業員が大半で、そんな中デジタル化推進の役目を与え、日常業務と並行するのは厳しい面があるでしょう。
また従業員の中には、新しく始めるものに対して抵抗を覚え、デジタルツールになじめない人もいるかもしれません。そんな中でどのようにサポートしつつ、デジタル化を進めていくのか、事前準備をしていかないといけません。

デメリット③セキュリティ面での対策が必要

デジタルデータは、書類とは違い、データの改ざんや情報漏洩のリスクがあります。もし顧客情報が誤って流出すれば、企業の信用は大きく失うことになるでしょう。
機密データを守るためにも、「セキュリティソフトの導入を行う」「アクセス権限を設定する」など、事前に対策しておくことが重要です。また不正アクセスの事例をこまめに共有しておくことも方法の一つです。

デジタル化を導入する際の注意点

デジタル化を円滑に進めるために、事前に気をつけておきたい点をまとめました。

デジタル化のロードマップを描く

デジタル化はデジタルツールを導入して終わりではなく、「活用した未来」をイメージしないといけません。
そのためには、現在の課題点や、どのようにデジタル化を進め、どんな効果を得たいのか、ロードマップを作成しておくことが大切です。ロードマップを描くことで、方向性がぶれにくく、自社にとって必要なものを取捨選択できるようになります。

経営効果が得られるデジタルツールを選定する

デジタルツールには、無料のものから、有料のものまで幅広くありますが、他社が取組んで成功しているから、何となく良さそうと、安易に決めてしまうのは注意が必要です。
そのツールを用いることで、どんな効果が得られるのか、導入後をイメージしてみることが大切です。そのためには現在の課題点を確認しておくことが大切ですし、企業の方向性にマッチしているのかもきちんとチェックしておかないといけません。

トップ直轄のプロジェクトチームを作る

デジタル化は会社を挙げて行うもので、現場任せにならないように気を配りましょう。
もし現場任せにしてしまうと、通常業務に支障をきたすだけでなく、デジタル化の進捗状況が見えづらくなる可能性もあります。
そこで、デジタル化をスピード感を持って取組むためには、トップ直轄のプロジェクトをつくり、情報共有をスムーズにし、進めていくことが大切になります。