中小企業の生産性向上に無くてはならないとも言えるクラウドツール。
ここ数年の間で次から次へと新しいクラウドツールが誕生してきています。ツールの選択肢が増えたことで、自社にとって最適なものを選ぶのに時間と労力がかかってしまいます。
「どのクラウドツールを導入したらいいのかわからない」
「性能の差がいまいちわからない」
といった理由で導入に足踏みをしてしまうことも…。
今回のメルマガでは、WORK SMILE LABOが成功や失敗をしながら気づいたクラウドツールの選定ポイントについてご紹介します。
コンテンツ
WORK SMILE LABOのクラウドツール導入の取り組みについて
※上記の図に弊社のクラウドツール導入の流れをまとめました。
弊社がクラウドツールを積極的に導入し始めたのは、ほんの5年前の2016年からです。
まず、『勤怠管理ツール』『WEB会議ツール』『ログ管理システム』の三つを導入しました。これらのツールを導入したことでテレワークを実施できる環境が整いました。
翌年、さらなる生産性向上を目的に、営業管理や見積書作成をクラウドツールで行えるようにしていきました。
そして、2016年～2020年の5年間で残業時間は57％削減、人時生産性は144％に改善することができました。年間約250万円のIT投資をしていますが、十分な効果を得ることができています。
最近では、「全国中小企業クラウド実践大賞」と呼ばれる中小企業を対象に行っているクラウド活用の優良モデルを集めたコンテストに参加し、この5年間の事例をプレゼンしました。その結果、全国中小企業団体中央会長賞の受賞ができました。受賞を新聞などにも取り上げて頂くこともでき、いい事が続きました。
失敗から学んだクラウドツール選定の5つのポイント
弊社は生産性向上を目的にあらゆるクラウドツールを導入してきましたが、必ずしも全てが上手くいったわけではありません。
ツールの性能やコスト面の問題から導入に失敗したことが何度もあります。
しかし、この経験がクラウドツール選定の目を養うことに繋がったと前向きにも考えています。
弊社がクラウドツールを選ぶ際に気をつけているポイントをご紹介します。
ツールの導入で得られる経営効果
クラウドツール導入の際によくあるのが、ツールを導入することが目的になってしまうことです。
導入後に得られる経営効果を目的とすることが大切です。
ツールの導入によって削減される残業時間、売上アップに繋がる要素（商談数が増える、客単価が上がる 等）について検討することで経営効果を想定することができます。
例えば、オンライン商談用のWeb会議システムツールを取り入れることで、お客様との商談をオンライン化することができます。その結果、移動時間が減り、商談数を増やすことができます。移動コスト削減にも繋がります。
紙で対応していた稟議書をクラウドツールで対応することで、上長が出張中や在宅ワーク中であっても承認をすることができ、経営判断をスピーディにする効果を得られます。
こうした変化の積み重ねが大きな経営効果となっていきました。得られる経営効果が大きいと感じるツールを選定しましょう。
現場が使いやすいツールであるか
現場の声を聞かず、管理者にとって使いやすいツールを選んでしまうことがしばしばあります。結果、現場であまり使われずに定着しません。このようなトラブルを回避するためには、現場の社員とクラウドツールについて話し合う場を設けることが大切でした。
また、多くのクラウドツールには無料お試し期間があります。ツールのお試しを1ヶ月ほど実施し、そのフィードバックを現場からもらうこともポイントです。
今まで多くのツールを利用してみて、直感的に使えるツールであることも現場が使いやすいツールの条件になると感じています。現場で働く社員が全員ITに強いということは少ないです。ITが苦手である人でも使いこなせるツールを選びましょう。
複数のサービスを組み合わせる
クラウドツールにはそれぞれ得意とすること、苦手とすることがあります。すべてが万能にできるツールはありません。1つのツールですべてに対応しようとするのではなく、良いとこ取りで複数のツールを組み合わせましょう。
クラウドツールを活用している身近な相談者に本音を聞きましょう
クラウドツールの選定に失敗する確率を下げる一番のポイントは、すでにクラウドツールを活用している身近で相談しやすい方に聞くことです。できれば企業規模や課題が似ていると理想的です。
インターネットの情報は良い面ばかりです。本音で話してくれるクラウドツールを一定期間使った会社の意見は貴重です。「バグが多い」「サポート体制が悪い」といったことは、一定期間利用をしなければ分からないからです。弊社でよければお気軽にご相談ください。
今後も残るツールを選定すること
クラウドツールのサービスが突然終了することもあります。ツールの数が増えたことにより、競争に敗れ、サービス終了してしまうのです。せっかく社内にツールの利用を浸透させたのにも関わらず、サービスが終了してしまうと今までの労力が水の泡と化してしまいます。このようなリスクを避けるためにも今後残るツールを選びましょう。
クラウドツールはなるべく導入企業数が多いもの、導入企業数が増えているものを選びましょう。
以上の5つの選定ポイントを守ることで自社にとって最適なクラウドツールを選定することができるでしょう。
無料セミナー開催中
WORK SMILE LABOでは、現在クラウドツールについての無料セミナーを開催しています。 是非一度セミナーにご参加ください。
