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判子を止めてよかった!電子契約活用で契約にかかる手間と費用を削減!

新型コロナウイルスの拡大の影響により、各種契約を結ぶ際に電子契約サービスを利用する企業が増えています。

電子契約サービスは契約書の署名・押印をインターネット上で完了させることができるサービスです。

つまり、相手に契約書を手渡ししたり、郵送したりすること無く、契約を締結することができます。

WORK SMILE LABOではコロナの感染拡大をきっかけに電子契約ツールを使い始めました。
弊社では電子契約サービスを取り入れたことで営業部の働き方がより効率的になりました。

弊社の営業部リーダーの大橋へのインタビューで電子契約サービスの活用事例についてご紹介させて頂きます。

はじめに電子契約の仕組みについて紹介してください

電子契約は紙ではなく、インターネット上で相手と契約を締結するサービスです。
契約書をインターネット上にアップロードして双方が合意をします。
合意成立の証拠としては電子署名証明書やタイムスタンプを利用します。
インターネット上での合意であっても、紙の契約書と同等の法的効力があります。

電子契約での締結までの流れを少し説明しますね。
まず、契約内容が記載されている締結メールをお客さまにお送りします。
お客さまは届いたメールを開き、契約内容を確認します。

あとは、お客さまに契約内容を合意するボタンをクリックした頂くといったシンプルな作業で合意まで完了できます。
電子契約を取り入れて一番よかったことは、契約に関する手間が省け、業務効率が向上したことです。

電子契約によって業務効率化した理由を紹介してください。

紙の契約書の場合ですと、契約書の印刷・製本を行い、製本した契約書をお客さまに郵送や手渡しでお渡します。
お客様に、署名・捺印していただき、その書類をその場でいただくか、後日郵送していただいていました。

あくまでも私の事例ですが、すべての作業が完了するのに数日、お客様が忙しいと2~3週間ほど時間がかかっていました。

電子契約では契約書作成をしたらメールでお客様に通知をします。
お客様はメールを開いて契約書を確認して、ボタン1つ押せば契約合意になります。
早い時はメールを送って数分後には契約合意して頂いております。

電子契約のおかげで、月末に慌ててお客さまに契約の合意をお願いすることもかなり減りました。
お客様先に契約書をもらいにいくことや、契約書返送の依頼のために電話することも無くなったので、月末は余裕を持って営業活動ができるようになりました。

そのほかにも電子契約に切り替えたメリットってありました?

はい。たくさんあります。

1つ目は紛失リスクが無いことです。
お恥ずかしい話なんですが、過去に契約書を紛失して多くの方にご迷惑をおかけしたことがありました。電子契約サービスでは契約書はすべてインターネット上に保管されているので紛失することはありませんし、セキュリティもしっかりとしています。

2つ目は契約書を会社として管理できることです。
今までは契約書の進捗管理は各個人に任されていました。部下を持つ上司としては部下が契約書をしっかりと回収できているかはとても気になっていました。電子契約になってからは社員全員の契約書の進捗状況が見えるようになったので、指導や管理に役立っています。

3つ目はお客様が在宅ワーク中でも契約が滞ることが無いことです。
岡山でもテレワークに取り組む企業様が徐々に増えています。「次に出社するのは来週なので、その時に署名・判子します」と言われることが以前はありました。電子契約であればメールでお客様に契約書が届きますし、判子無しでも契約合意ができます。つまり、在宅ワーク中のお客様であってもすぐに契約合意して頂くことができます。

本当に電子契約には法的効力はあるんですか?

はい。電子契約で結ばれた契約書にも法的効力があります。
私も最初は不安でした(笑)弊社で利用しているGreat Signというサービスは電子帳簿保存法や電子署名法といった法律の第一人者の専門家の方が顧問になっており、各法律に準拠したサービスです。
裁判で提出しても有効な文書になります。

また、お客さまと結ぶ契約書を事前に弁護士に無料で確認してもらえるサービスも付随しています。
もし、契約書に不備などがあった場合は何かあった時にトラブルの種となりかねませんので、このサービスは非常に便利に感じています。

電子契約サービスの利用には費用はどれくらいかかるのですか?

もちろん費用はかかります。 しかし、電子契約サービスを導入することで印刷代、印紙代、郵送代、保管場所代等を削減することができます。
結果として弊社では以前よりも契約にかかる費用を削減することができました。

最後に、コロナが終息した後も電子契約は継続して活用しようと思いますか?

もちろんです。
電子契約サービスを利用することで私の負担が減り、生産性が高まりました。
また、お客様の契約に関する手間を省くことができています。
「これは簡単で便利だね」とよく言っていただきます。

役所で判子を無くす話が話題になっていますが、これからは電子契約が少しずつ主流になっていくのではないかと思います。
便利なのでぜひ活用してみてください!

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