テレワークを導入する際にはツールの選定、ネットワーク環境の構築、社内ルールの策定などいくつもの必要な作業があります。

頻発する問題を把握しておくことで、テレワークの導入段階において要点を外さず作業でき、後々のトラブルを回避することもできます。

今回は、テレワークを導入する際によく起こる勤怠管理の問題、金銭面での問題、テレワークで起こる社員の不満、情報セキュリティ管理などに関す注意点を、具体的な対策とともに紹介します。

問題点１：情報管理の問題

まず、気を付けるべき点に情報漏えいがあげられます。テレワークでは会社のPCを自宅に持ち出して仕事する場合も多いため、

• 社員が自己判断で安全性に問題のあるソフトをインストールする
• 自宅のルーターがサイバー攻撃にさらされる
• 盗難・紛失

といったリスクが社内での作業より高まります。

その対策として、情報セキュリティに関するルールを整備するのはもちろん、全社員が情報資産を厳格に守るという意識を持つ必要があります。

解決策

テレワークの情報セキュリティは、

1. 経営者のセキュリティ対策
2. サーバー・ネットワーク管理者の対策
3. 在宅勤務者がする対策

３つの視点で考える必要があります。

経営者は、在宅勤務の導入によって会社の情報資産が外的脅威にさらされた場合、事業にどのような影響が出るかを考え、セキュリティ対策の基本方針を見直します。見直した内容は、在宅勤務者に通知して情報を共有します。

次に、情報保守に必要な人材の編成と予算を確保し、会社で扱う情報の機密性ごとにセキュリティレベルを決めます。

一方、サーバー・ネットワーク管理者は、経営者側で決めた情報取り扱いの重要度を基に、情報のアクセス権限を決定します。情報へのアクセス権限を与える社員には、データ保管方法なども指示しましょう。

次にテレワーク用機材のパスワードを設定し、USBなどのリムーバブルメディアの使用ルールを策定、作業者に周知します。重要な情報についてはあらかじめ管理者側で保存場所を決めておくと安全です。

また、テレワーク用端末に書類などを保存する際は、必ず暗号化することを作業者に周知しましょう。

業務用端末にインストールするセキュリティソフトは社内で統一し、管理者側でインストールする必要があります。

その際付属のフィルタリング機能などをオンにして、在宅勤務者がウイルス感染の危険性が高いサイトなどにアクセスするのを防ぎましょう。

業務に使用した端末を破棄するときは専用のツールを使う、または物理的に端末を壊して内部のデータを復旧不能にしておいた方が安心です。

さらに、もし万が一トラブルが起きた時に、在宅勤務者が迅速に対処できるよう手順や連絡窓口を整備する必要もあります。

テレワーク時のセキュリティ意識を高めるためには、管理者側でハッキングからの防衛訓練や情報保守への理解を深める研修などを企画したり、在宅勤務者側では、業務で使用する端末が情報資産にあたることを認識して盗難や紛失予防に務めるほか、使用する端末のOSや無線LANのファームウェアは常に最新のものにアップデートするよう心掛けたり、管理者が定めたセキュリティの規定を精読した上でルールに則って業務を行ったりするなど、相互に理解を深めることが安全対策になります。

問題点２：テレワーク費用の問題

PCや各種ツールの導入など、テレワーク環境構築には大きな費用がかかります。

テレビ会議やデータの送受信には、業務に支障をきたさない通信速度が必要になりますが、その環境作りにかかるコスト、通信費、光熱費などを会社が払うのか、あるいは社員が負担するのかといった点が問題になる可能性があります。

解決策

費用問題では、会社側が在宅勤務でかかるコストを正確に把握することが大切です。例えば、

• モバイルPC、スマートフォン等の関連費用
• 通信費用
• 水道光熱費
• 環境整備費用

などが発生します。

テレワークを導入すると、必ず必要となるのがモバイルPCなどの機器です。社内で使用している端末を貸与する場合は追加の費用は発生しませんが、テレワーク対象者が増えることで追加分が必要な場合などは、会社が用意するのが一般的です。

在宅勤務で使用するインターネット通信費は、オフィスで使用していたPC・スマートフォンをそのまま活用する場合はそのまま継続して企業が支払うことになります。

状況によっては、従業員が家庭で契約している回線を使用することもあります。この場合、業務利用とプライベートでの利用の通信費を分けるのは難しいため週２、３日までの在宅勤務なら、基本的に個人負担してもらうことが多いようです。

ただし、在宅勤務の頻度が週５日程度になると通信費が大きくなるので、会社側で一部負担するケースもあるようです。

通信環境がない場合、新規の回線工事は時間もコストもかかるため、通信環境を整える工事をする代わりにポケットWi-fiなどを支給して対応する企業もあります。

社員が自宅で長時間仕事すると、自宅の水道光熱費が必然的に膨れます。通信費と同様に、個人使用分と業務使用分を分けるのが難しいため、個人で負担してもらうケースが多いようです。

この場合も、フルタイムで在宅勤務すると季節によって冷暖房費もかかってくるので企業によっては、会社側で一定額を負担するケースもあります。

また、社員の中には長時間の在宅勤務をオフィスでの勤務のようにできるだけ快適にしたい、作業する環境を整えたいと考える人もいます。

そこで、企業によっては作業用デスク、デュアルモニターなど在宅の環境を整えるための費用を一時金として10,000円から30,000円程度支給する場合もあります。

在宅勤務の負担を企業が理解し、積極的にテレワーク環境の改善に取り組むことで社員のモチベーションが上がり、作業効率も向上するでしょう。

問題点３：電子化が難しい

３つ目の問題は、電子化の難しさです。

テレワークでは、出社しないため押印作業や決済、資料の管理や共有をデータ上で行うのが一般的ですが、それらの紙の書類や印刷物、印鑑、FAXなどを多用している場合、書類を電子化するのには手間がかかります。

解決策

業務のペーパーレス化を効率よく進めるには、

• 業務プロセスの整備
• ペーパーレスに適した環境の整備
• ペーパーレス化の具体的なイメージを描く

といった方法が効果的です。

手あたり次第に業務を電子化すると、業務中に「この書類は誰が承認するのか？」といった問題が起きて業務に混乱が生じます。

また、資料を保管するクラウド上のフォルダ構成や、ファイル名のルール統一など、ペーパーレスに適した環境の整備も重要です。ルールが統一されていないと、必要なファイルなどがスムーズに検索できず、業務が停滞してしまいます。

職場内の紙文書を洗い出し、ペーパーレス導入後の仕事の進め方、電子ファイルの保管ルールを検討しましょう。

問題点４：コミュニケーションが難しい

従来の働き方では、社員同士のチームワークを高めるために、交流会などを行うことがありました。

しかし、テレワークでは直接顔を合わせて作業するのと違い、基本単独での作業が多くなるため、会社で直接合って質問したり、気軽に打ち合わせたりするようにコミュニケーションが取れません。

業務が理解できなかったり、コミュニケーションが上手く取れないといった理由で孤独感を覚える社員もいます。

解決策

オンライン会議システムを利用することで、テレワークでもコミュニケーションが取りやすくなります。以下は代表的なオンライン会議ツールです。

zoom	無料版でも同時に100人が接続できる。導入が気軽で、バーチャル背景やグループ分けの機能もある。
Microsoft Teams	Microsoft社のツールで、Microsoft365に入っている。他のoffice製品と連携できる、最大で1万人の会議が開ける。
Cisco Webex Meetings	会議画面上でファイルを共有、リアルタイムで書き込みできるのが特徴。

コミュニケーションツールには、メッセージでやり取りするビジネスチャットもあります。

Slack	世界150以上の国で導入されている。個人やチームのやり取りもできる、様々な形式のファイルが簡単に共有できる。
チャットワーク	国産のチャットツール。個別チャット、グループチャットの他にタスク管理機能も搭載されている。
Microsoft Teams	チャットとしても使用できる。会社としてMicrosoftのソフトを利用している企業にはメリットが大きい。

加えて業務上、必要な情報が関係スタッフに行き渡るように、スケジュール管理ツールやスケジュール機能が含まれているツールを使うと便利です。

G suite	Googleが提供している。GmailやGoogleドキュメント、など業務でよく使うアプリケーションが一つに集約されている。
サイボウズOffice	中小企業でよく使われる。　スケジュール管理やワークフローなどビジネスに必要な機能がそろっている。

各ツールを選定するときは、自社の予算と業務に必要なサービスを考えて選ぶようにしましょう。

加えて、テレワーク相談窓口を作るなどして在宅職員の悩みをフォローする環境も整えると良いでしょう。

問題点５：労務管理の問題点

テレワークでは直接社員マネジメントや勤怠管理ができません。また、基本的に成果物で業務が評価されるため、成果を出すためにサービス残業が増えるという懸念があります。

管理者側は、周囲に上司や同僚の目がない環境で、社員が仕事しているかどうか気になることもあるでしょう。

また、在宅勤務では、オフィスのように他者の目にさらされているわけではないため、緊張感が薄れやすくなります。

解決策

テレワークでは、いつどのように仕事をするのかは個々人に委ねられているため、一定の自由を与えつつ適度な緊張感のもとで仕事を行える方法が必要です。

Zoomやバーチャルオフィスを利用し、常に画面を接続しておくことで、離着席の状況を視覚的に確認することができます。

これらのツールではブラウザ上で別の作業をしている時は画面が隠れたり、アイコンとして小さく表示されたりするので、常に自分の顔が表示されることに抵抗感がある人でも、安心して使用できます。

部署やチームごとにチャンネルを設定し、そこにアクセスすると、気軽にメンバーに声をかけることができるため、オフィスにいるように仕事が出来ます。

また、決められたフォーマットで日報を記入することで日々の業務内容を把握することができるため、テレワークでも業務を評価しやすくなるでしょう。

問題点６：テレワークに移行できない従業員には不公平感がある

一つの企業内でも、テレワークが必要な部署とそうでない部署があります。そのため、テレワークが行えない部署の社員が不公平に感じる可能性があります。

例えば、テレワークのメリットである通勤がない、場所に縛られず仕事できる、といった部分を捉えてしまい「あの人だけ楽している」という誤解が生じることがあります。

また、会社にかかってくる電話は基本的に出社した社員が対応することになり、一部の社員の負担が増えることにもつながります。

解決策

テレワークで社員間の不公平感を無くすためには、

• 勤怠管理システムの導入
• 業務の進歩をオープンにするためのルールづくり
• ルールの周知を徹底
• 評価基準を明確にする　

といった対策が効果的でしょう。

就業時間や仕事の分量のルールが明確化されることで、オフィスに勤務している社員の不公平感を無くすことができます。

また、テレワーク勤務者の「さぼっていると思われるかも」「正当な評価を受けられないのでは」といった不安の解消にもなります。

基本的に、全面的なテレワークが可能なのは、PCを使う業務がメインとなるIT系の部署ですが、IT系以外の部署でも、メールや書類の作成、タブレットを使用した業務などは自宅でも作業可能です。

業務を部分的に移行する形ならば、テレワークに移行できる社員が増えるでしょう。

テレワークの問題はワークスマイルラボにおまかせ

今回はテレワークでよくある問題点と対策を紹介しました。テレワークには注意すべき問題点がありますが、問題への適切な対処を知ることで仕事の生産性を上げることができます。

ワークスマイルラボでは「『働く』に笑顔を！」をコンセプトに、新しいワークスタイルを提案します。

• 社員が快適に働くためオフィスを整えたい
• テレワークを導入したい
• 社内のIT環境を見直したい

など、どのような内容でもお気軽にご相談ください。