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テレワーク導入事例 株式会社グレート様

株式会社グレート 岡山市南区の保険代理店、株式会社グレート様にインタビューのご協力をいただきました。
質問に答えてくださったのは、テレワークを活用されている事務の山崎様です。
インタビュアーはワクサポチーム金田が担当しました。

株式会社グレート様 会社概要
会社名 株式会社グレート
所在地 〒700-0945 岡山県岡山市南区新保1171-8
業種 生命保険・損害保険代理店
会社HP https://www.great-no1.com/
従業員数 正社員2名パート7名
業務内容 生命保険の営業・販売 保険契約の保全業務 
テレワーク導入インタビュー

テレワークをメインで活用されている山崎様。
事務業務を担当する従業員の中で唯一の正社員です。
事務の業務に携わるスタッフは他にもいますが、山崎様でないとわからないことが多くあり、代理店業務の要となっている方です。
そんな山崎様が長期で休むことになると業務に甚大な影響を及ぼすことが予想されていました。

―― テレワークの導入のきっかけは何だったのでしょうか?

山崎様 私の妊娠・出産がきっかけでした。
どうやったら産休が取れるかなと考えていたときにワクスマのテレワークを知りました。セミナーにも参加させていただいて、とてもいいなと思い、導入を決断しました。
産休・育休に入るのにテレワークは必須だなと感じました。

―― テレワークで行っている業務内容を教えて下さい

山崎様会社にかかってくるお客様からの電話を自宅で出れるように設定してもらいました。
お客様の相談内容から保全書類の作成を行い、書類に補記する内容を社内に伝えています。

テレワーク始業時には毎回web会議を立ち上げ、社内のスタッフと繋がるようにしています。
Web会議を活用することで、私が自宅にいても社内にいるかのようにコミュニケーションが取れ、仕事ができます。
私がお客様から依頼を受け印刷をかけると、社内の印刷機につながるので、連携をとり印刷物の発送をお願いしています。

基本的に事務所のパソコンでできる業務は、自宅のパソコンですべてできる仕様です。
山崎様のご自宅にプリンターを置いて印刷まで行うかという話にもなったのですが、そこまでしなくても社内と分担しようということで、印刷・補記・郵送は社内の方にやっていただくことになりました。
補記は、契約書類にどのように記載すればよいかなどのメッセージを手書きで書かれているそうです。

―― テレワーク導入の際に課題になったことは何ですか?

山崎様お客様からの電話を自宅で受けて、事務所内の担当者に指示を出すのですが、事務所内にあるシステムで受電番号からお客様の名前を表示できるようになっています。
自宅にいるので、その番号表示のシステムが見れないため、誰からの電話かわからず業務に支障が出る状態に…。
解決策として、自宅にモニターを追加で設置し、顧客名表示のパネル専用にすることにしました。

お客様の書類作成に伴い、書類に補記する内容、補記の箇所を手書きで目で見える形で伝えたいと希望していましたが、それはできませんでした。
補記する内容を正確に伝えられるか不安でしたが、スタッフとのコミュニケーションの中でカバーしています。
今は困っていることはありません。社内との連携・分業がうまくいっています。

誰から電話がかかってきたかわかるシステムを導入されており、それが表示されるパソコンを遠隔でパネル表示して見れるようにしています。
こちらはweb会議室ではなく、本社の画面を写すだけのものです。
電話番号表示システムを山崎様の個人PCに入れることができなかったという経緯があります。

丁寧さが伝わる手書きの補記に強くこだわりを持たれていて、実際に山崎様が書いたものをスタッフに見せたいと強く希望されていました。
こちらはテレワークの仕様で実現できなかったので、社内とのコミュニケーションで補填していただいています。

―― テレワークの満足度・感想を教えて下さい

山崎様100%に近いです。
事務の正社員が私しかいないので、社内で私しかわからないことが多くあります。
Web会議での会話は社内にいるかのようにできるので、困ったことがあればすぐこちらに聞く、相談できるため、自分も社内もすごく円滑に仕事ができました。 満足度はかなり高いです。
課題についてもワクスマに相談して、一緒に試行錯誤して解決できたので本当に導入してよかったと思ってます。

―― テレワークの導入で生産性や効率の向上はありましたか?

山崎様生産性が上がったということはありませんが、私が休むことで本来なら落ちるはずの業務の生産性と効率を維持できたことが大きいと思います。
社内がバタバタすることを予想していましたが、それはなかったです。
もともと生産性を上げることが目的ではなく、私が休むことで業務の質を落としたくなかったので、それは達成できました。

今後、育休産休に入る社員が出てきても、テレワークの整備ができているので、安心できる環境が整ったそうです。
お子様の保育園の申請の関係で、山崎様の職場復帰は夏頃を予定されています。
テレワークでの復帰は3月からだそうです。

―― 勤怠についてはどのように管理されていますか?

山崎様勤怠の報告は基本的にはLINEで行っています。
報告書(日報)も毎回作成して、自宅から印刷をかけて事務所で確認してもらっています。
残業についてもLINEです。

導入ツール

・ログ管理
・セキュリティ機器
・VPN接続機器
・web会議システム
・電話転送システム

ワクサポ
・テレワーク導入支援

追加ツール
・PC1台

ワクサポの内容

㈱WORK SMILE LABOでは、弊社で取り組んだ事例を元に、お客様の課題に合わせてノウハウを共有させていただいております。
このサービスが『ワクサポ』です。
社員50名以下の中小企業様を専門にサポートを行っております。

サポート期間
契約自体は半年間(月10万×6ヶ月=60万)ですが、機器の設定等で空いた期間がありましたので、2019年3月~11月までの支援でした。

サポート内容
①テレワーク導入の目的の確認
テレワークを実施される方(山崎様)と会社にいらっしゃる方(代表して小川社長)で目的や目標の認識を統一させるために、はじめに行います。
今回は山崎様の産休育休に備えてということで目的・目標が明確でした。

②業務の棚卸し
業務棚卸しリストをお渡しし、山崎様の方で、ご自身の仕事を他の方の業務を週次・月次・年次でリスト化していただきました。

③お試しテレワーク
社内の会議室で模擬テレワークをやっていただき、不便な点はないかをヒアリングしました。
電話を自宅でも取れないとできる仕事が少ないということで電話転送システムの導入をご提案しました。
また補記や印刷の問題があったので、そこまで在宅でやるのか、会社側でやるのかのルールを作成しました。

④機器の設定
電話転送設定、会社のパソコンの画面を自宅の個人PCでも見られるようにするなど、お客様のご要望から設定をしていきます。
機器の設定についてはワクサポチームではなく技術の者が行いました。

⑤在宅ワーク開始
少しずつ在宅ワークを開始(午後のみ、週2回など)。
感想をヒアリングし、問題がないかを確認します。
今回は、事前に模擬テレワークをやっていただいていたので特に大きな問題はありませんでした。

⑥テレワーク規程の作成
グレート様の就業規則をもとにテレワーク規程を作成し、納品しました。

ワクサポ担当者より
ワクサポとして苦労した点はあまりありませんが、先方の環境などの要因で電話転送システムの導入は時間がかかりました(技術部隊が大変だったようです)。
今回は電話転送が可能になったので良かったのですが、お客様の環境上テレワークでできない業務があるのはよくあるので、その中でどのように最善を尽くすのか、会社の方とどう分業するのかをアドバイスしています。
グレート様のケースですと、印刷・補記・郵送は会社でやってもらうなどです。
また、テレワークで不便なことがあった場合、ワクスマではどうやって解決しているかの情報をお伝えし、山崎様がご自身のやりやすいようにアレンジして試していただいていました。
山崎様が積極的に改善案を出して試してくださるのと、会社の方も協力していただける雰囲気があったので大変スムーズに導入ができました。
ワクサポチーム 金田 美優
金田 美優