ワクスマDIGITALCollegeでは、「自社に合ったデジタル化って何？」を、考えていただきます。

「いろいろ教わったけど、で？何をしたらいいの？」
という風にはなっていただきたくないからです。

ただ、ツールを教えて、はい終わり！ということもしたくありません。

みなさんの毎日の業務が、もっと楽になったらいいな！
と、ワクスマはいつも考えています。

中小企業の多くが使っているExcelは、デジタル化って言えるんでしょうか。
今回はExcelを例に、「デジタル化って何だろう」を、一緒に考えていきましょう。

Excelを使っているからデジタル化ができている？

最初にお伝えします！答えはNOです。

確かに、Excelはとても便利なツールです。
計算やデータの整理、簡単なデータ分析が手軽にできるので、紙での作業よりはるかに効率的です。

「パソコンにデータを入れてるからデジタル化してるんじゃないの？」
「Excelは長い間使っているし、使い慣れているから問題ないよ！」
「業務に合わせて、関数やマクロを駆使して作り上げているし、他に変えられない」
「今までのデータは全部Excelで保管しているから、データもすぐ探せるから問題なし！」
という方もいるかもしれません。

なぜ、Excelはデジタル化と言えないとはっきりお伝えしたのか。
それは、Excelの限界を知ると見えてきます。

Excelの限界

情報の共有が難しい

Excelファイルを社内で共有した場合、いろいろな問題が起こります。
例えば、ExcelファイルをメールやUSBなどでやり取りする場合、こんなことはありませんか？

「どれが最新版？？」
「古いバージョンに入力しちゃった！」
「上書きしたらダメだった！！」
「データが重くてメールで送れない！」
「古いバージョンで開いたらデータがおかしくなった」
「ファイルを全部削除してしまった！」
「保存したUSBが見つからない！」

など、社内で共有するにはデメリットが多いです。

同時に編集できない

社員同士でExcelファイルを共有するときに、不便なことがあります。

Excelファイルは同時に編集できないため、誰かが使っていると、他の従業員は待つことになります。

もし誰かがファイルを開いている間に別の人が編集しようとすると、後から編集した内容が上書きされ、最初の編集内容が消えてしまうこともあります。

例えば、会議の議事録を分担して作成する場合、Excelでは１つのファイルで同時に作業することができません。
自分のパソコンでそれぞれ作成するため、全体の進行状況はわかりません。

「そんなの、最後にまとめれば問題ない！」と思うかもしれませんが、
別々に作業したデータを後で手動で合わせるのは、労力もかかりミスも起こりやすくなります。

Excelを知らない社員が使えない

Excelは、だれでも操作できるシステムだとは言えません。

「関数とかなんだかわからないものが入ってて、下手に触れない」
「他の人が使ったら、集計がくるってしまった！」

ということはありませんか？
誰かが作ったExcelデータに、どのような仕組みになっているかわからない社員が入力するというのはとても不安なもの。

Excelには関数やマクロなど知識が必要なデータがあり、わかっている人しか使えない機能もあります。
入力規則に通りに入力しなければ、エラーを起こしてしまうこともあります。

仕組みを全社員に理解してもらうことも難しい。
結局、仕組みをわかっている社員がデータをすべて入力するということにもなってしまい、担当者の労力がかかる上、社員全員が安心して使えるものではありません。

まとめ

このように、Excelの限界を考えると、社内でデータを共有することにたくさん問題があることがわかります。
それを解決する手段があるんでしょうか。

答えはYESです！

次回記事では、Excelの問題を解決できるツールをご紹介します。
Excelを使ったことがある方なら、かんたんに使えるツールがあります。