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クラウド勤怠管理

紙のタイムカードを使用した勤怠管理とは異なり、インターネット上で打刻と管理ができるクラウド勤怠管理です。そのため、在宅勤務でも打刻ができ、テレワークには便利なツールです。
また、打刻をした際に位置情報が送信されるツールが多く、安心してテレワークを実施することができます。

活用方法

インターネット上の専用のページから打刻。また、ネット上から残業申請や有給申請、勤務時間の修正をすることもできます。
労務管理側のメリットも大きく、手間のかかっていた出退勤の集計作業を自動で行うことができ、クラウド上にデータがあるため、どこからでも管理することが可能です。

選定ポイント

スマートフォンから打刻のできるツールがおススメです。誰でも簡単に使えるクラウドツールにしましょう。また、管理担当者が集計しやすいものを選びましょう。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネット上にあるファイルやデータを保存するためのストレージです。

活用方法

インターネットを介してファイルの保存やダウンロードができ、それまで、オフィスでしか開くことのできなかったファイルや紙の資料をストレージに保存することで、外出先や自宅からも開くことが可能になります。テレワークの実施には欠かせないツールともいえます。また、バックアップとしても活用することができ、万が一ファイルを削除してしまったとしても、復元が可能となります。

選定ポイント

クラウドストレージは使用する容量によって価格が変動するため、必要な容量にあわせて選定を行いましょう。ツールを利用する人数や一人当たりの使用量に応じてツールを選定。また、操作性に優れているかどうかも重要です。ファイルのダウンロードやアップロード、ファイルの移動などが簡単なツールを選びましょう。

クラウドPBX

クラウドPBXはテレワークや在宅勤務など、オフィスから離れた場所からでも内線をとることができるツールです。どこからでも電話対応できるようになるため、事務職の方のテレワーク実施に役立ちます。また、営業担当者は外出先でも会社にかかってきた電話に出ることができます。

活用方法

スマートフォンにアプリケーションを導入することで、端末を内線化することができます。オフィスにかかってくる電話はもちろん、内線化したスマートフォンからも、代表電話番号で電話をかけることができます。

選定ポイント

通話が途切れにくく、音質のいい製品を選びましょう。実際に利用している企業の声を聞くと参考になります。

ログ管理システム

ログ管理システムは、パソコンに「誰が」「いつ」「どのように」アクセスをして、「どのような操作を行ったのか」を確認・管理できるツールです。テレワークを実施する際、情報漏洩、社員のセキュリティ意識や管理が行き届かないなどの不安があります。こういった不安を解消するためにログ管理システムを導入します。また、ログ管理システムを導入することで、テレワークをしている社員が疑いをかけられることもなく安心できるといった効果もあります。

活用方法

管理者は社員がどのようなサイトをいつ閲覧したのかを正確に確認することができます。パソコンの操作ログを集計・グラフ化し、視覚的に把握することもできます。
社員がテレワークを実施している際の業務状況を把握できます。

選定ポイント

中小企業がテレワークを実施するにあたり、必要最低限の機能の備わったログ管理システムを導入することがおススメです。高機能なログ管理システムは費用がかかるため、普段あまり使わないだろうと思われる機能のついたログ管理システムは避けるようにしましょう。また、ログを1つ1つ見て分析していくのは大変です。一目で問題を抽出できるログ管理システムにしましょう。

Web会議システム

遠隔地にいる社員や取引先と、インターネット通信を活用して、ノートパソコンやタブレットを用いて映像によるコミュニケーションを図ることができるICTツールです。

活用方法

インターネット通信を活用した映像会議だけではなく、パソコン内の画面を共有する画面共有機能や録画機能、セミナー機能がついているシステムがあります。テレワーク時には、コミュニケーションが図りづらいという課題を解決することができます。

選定ポイント

直感的に使うことができる画面で、音声や映像が途切れないものを選定します。社外の方ともWeb会議システムを活用してやり取りをする場合は、社外の方でもユーザー登録をすることなく、簡単に参加できるかどうかも重要な選択基準になります。