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セミナーレポート:RPA活用セミナー

皆様はRPAをご存知ですか?

RPAとは?
R=Robotic(パソコンに)
P=Process(業務プロセスを教えて)
A=Automation(自動化する)

噛み砕いて説明すると
パソコンのマウス操作とキーボード操作を覚えさせることで、自動でパソコン操作を行います。

つまり、365日24時間いつでもパソコンに自動的に業務を行わせることができます。

今回のセミナーでは、弊社のRPA活用事例と導入・運用のコツをご紹介しております。

弊社では実際に導入したことで、定型業務工数が60%削減できました。
これにより、生産性向上と残業時間の削減に効果がありました。

RPAは経営課題に効果的

2019年1月時点でのRPA導入率は32%となった。2018年6月の前回調査時は22%であり、約半年間で10ポイント増と伸びた。RPA導入率を企業規模別にみると、年商1,000億円以上の大手企業で39%、年商1,000億円未満の中堅・中小企業では27%となった。

株式会社MM総研 RPA国内利用動向調査(2019年1月調査)より

RPAの導入企業は急激に増加しており、導入後の企業も満足度が高く、導入の効果を実感しているという調査結果となっています。
導入企業の7割が『業務が楽になった』と回答しており、4割以上が『人手不足対策』『残業の削減』に効果があったと満足度が高い回答でした。

こちらのグラフは弊社セミナーアンケートから参加企業が感じている経営課題をグラフ化したものです。
生産性の向上を一番の課題と考えている企業が多い結果となりました。
前述しましたように、弊社では定型業務工数の削減が行えたことで、社員にはより高度な生産性の高い業務に従事してもらっています。

RPAの活用により、作業時間の削減も見込めるので残業の削減につながり、より集中して業務に取り組める環境を整備できます。
また、人的ミスが無くなるため、作業のやり直しに時間を取られることも無くなります。

セミナー参加者の声

■導入のポイントがわかりやすかった。

■とてもわかりやすい内容でした。生産性向上、時間短縮、時間の有効活用のイメージが湧きました。

■対応するソフトは? A.弊社活用のロボパットでは、パソコンを利用する作業であれば全般的にご利用いただけます。

RPAでできること

RPAに向いている業務は
①パソコンで行う作業
②単純だけど時間がかかる作業
③単純だけど手間がかかる作業
④日によって業務量のバラツキがある作業
⑤特定の担当者のみが行う作業

まず、パソコンで行う作業の中から、人的判断を必要としない単純作業を探します。
単純作業だけど時間がかかる、手間がかかる、そんな作業をRPAで自動化します。
そうすることで、あえて人がやらなくても良い作業を無くし、人員を人的判断の必要な高度な作業に廻せます。

また、月初や月末など業務が集中する時期はありませんか?
業務が集中することで、時間内に作業が完了せず残業を行ったり、ミスの誘発につながります。

そして、特定の担当者のみが行っている業務はありませんか?
担当者が急病で欠勤したり、早退・遅刻をすることで、代わりに作業する人員を補填しなければならなくなります。

 

  • データ移管や転記
  • データ加工
  • データ集計
  • レポート作成
  • メール送受信

など

 

例えば、こんな業務は自動化できます!
【業務内容】 毎月1日に前月分のデータを集計して上司に送る

【RPA】 基幹システムにログイン データをダウンロードして数値集計 集計データをメール

また、24時間使用できるので、営業時間外での作業を行うことが可能です。
これにより、アクセス集中によるシステムへの負荷の軽減、作業中の電話・来客対応等による時間ロスやミスの誘発も防げます。
例えば夜中に作業するように時間を設定しておけば朝には業務が完了しています。

RPA活用セミナー&体験会

本セミナーでは、弊社のRPA活用事例と導入・運用面のコツを案内しております。
今からでもセミナーお申し込みは間に合いますので、ご興味を持たれた方はぜひセミナーにお越しください。

セミナーのお申し込みについてはこちらから

 

セミナーレポート

セミナーレポート:採用力が爆発的に上がる!働き方セミナー

採用難の現況

東京商工リサーチの集計で、2019年の上半期「人手不足」関連倒産の数字が倍増しています。

人手確保が難しく経営難に陥った「求人難」型が47件(同147.3%増)、「従業員退職」型も20件(同100.0%増)と、いずれも2倍増で急増した。現状ペースで推移すると、2019年(1-12月)の「人手不足」関連倒産は過去最多を塗り替える可能性が出てきた。
東京商工リサーチ記事はこちら

 

 

求人にお金をかけて出しても募集がない。

優秀な人材を確保できない。

人材が育つ前にやめてしまう

等など、採用の面で色々な悩みを抱えている企業は現在も多いのでは無いでしょうか?

 

しかしながら弊社は、「働き方改革」に真剣に取り組んだ結果、『希望就職先ランキング6位』を獲得することができました。
※2019年4月5日山陽新聞掲載

不人気業種である印刷機器販売業で、希望就職先ランキングに掲載されるようになった理由は、「働きやすい職場づくり」を実践したからです。

取り組み前は、人員の余裕もなくイレギュラーな欠勤に対応ができず、生産性も低く残業が非常に多い職場でした。
きっかけは自社の経営課題を働き方改革により改善したことです。

この取り組みによって、結果的に採用力が上がった弊社の事例などを、今回セミナーでご紹介させていただきました。

 

セミナー内容について

弊社で働き方改革による改善を行い、効果があった取り組みをご紹介します。

8S活動

  ワクスマの8のS 
整理 整頓 清掃 清潔 躾 シェア 節約 スマイル

社内に散在していた備品の数を減らし、みんなでシェアし、使ったら定位置に戻すことを実践しています。 以前はデスクごとに設置していたゴミ箱も1箇所のみにしました。 デスクには基本的に物がありません。整理整頓が行き届いた環境で業務に集中して取り組むことができます。
備品を探す時間の短縮、デスクが汚くて備品・書類を無くすことがなくなり作業効率がアップしました。
整理整頓された社内は、来訪者からも好印象です。
事務用品管理リンク

人間関係の見える化

・ありがとうカード 
社内で感謝の気持を伝えるカードを作成・掲示しています。
ありがとうカードはみんなで共有して、獲得数ランキングを毎月発表します。
どういった行動が感謝されるのか、どう動けばみんなに喜ばれるかを学ぶことにも役立ちます。

・フリーアドレス
席を固定化しないため、いろんな社員と机を並べて作業することになります。
デスクの整理整頓にも繋がりますし、コミュニケーションも活発になりました。
フリーアドレス

社員像の見える化

・ビジョンボード
全社員のビジョンボードを設置しました。
企業としてのビジョンを表明することは大切ですが、社員一人一人もビジョンを持つことは目標に向かい前向きになれる良い効果をもたらします。
社員の人間性もビジョンによって見えてきます。
弊社では透明なアクリルボードを活用し、カラフルでポップな印象に仕上げました。
若年層に受けの良い、お洒落な演出はおすすめです。
ビジョンボード

・社員紹介の掲示
顔写真付きで社員紹介の掲示を行っております。
就職活動をしていて気になるのは、仕事内容や会社の情報はもちろんですが、社内の雰囲気・人間関係ではないでしょうか?
どんな人が働いているかを入社前に知ることができるなら、不安はかなり軽減されます。

五感で感じる取り組み

・音楽
静かすぎるオフィスでは、音を立てたり声を出しにくくなります。
電話の応対や業務報告なども、聞き耳を立てられているのではないかとストレスになった経験はありませんか?
リラックスできる音楽を流すことで、緊張感を和らげる効果もあります。

・香り
適度な香りは心地よいものです。集中力を高めたり、気分を前向きにしてくれる効果もあります。
訪問者の方にとっても、良い香りのする会社は好感度が上がります。
香り

採用特化のホームページ

ホームページは正しく活用することで、たくさんの効果をもたらしてくれます。
弊社では、採用に特化した独立ページを作成しました。
内容を充実させ、反響の出やすい仕組みを構築することで、求職者からの問い合わせを獲得できました。
求職者にとって、会社のイメージがわかりやすい内容にすることも大切です。

 卒業後の就職活動の情報源や活動について 卒業後の就職活動においての情報収集元は、「就職情報サイト」(78.2%)、「個別企業のホームページ」(51.7%)、「合同企業説明会(就職情報会社主催)」(24.6%)、「新卒応援ハローワーク」(22.7%)などが上位
2019年度 マイナビ既卒者の就職活動に関する調査 より

 

マイナビの就職活動調査によると、就職先の情報収集は「就職情報サイト」に次いで「企業のホームページ」から行っています。
ホームページを充実させることは若年層の社員獲得には有効に働きます。
また、20~30代の若年層の社員を獲得したいなら、ネットからの問い合わせ窓口を作っておくことは、今後会社にとって大きなメリットとなります。

独自の福利厚生

独自の福利厚生を設けることで、他社との差別化が可能になります。
法定外福利厚生費として、ユニークなものを準備することで企業としてのアピールポイントが増えます。
では、どういった法定外福利厚生があるでしょうか?
経団連の調査報告から500人未満規模の企業の現況をまとめてみました。
平均:社員1名あたり17880円/月
住宅関連が一番多く占めています。住宅手当、持家援助が該当します。
続いてライフサポート。内容としては、給食、保険、被服、育児関連、ファミリーサポート などです。
慶弔関係は慶弔金、法定超付加給付。 文化・体育・レクリエーションは、施設・運営、活動への補助となります。
コストをかけなくてもできる施策はたくさんあります。
どんな福利厚生なら社員のモチベーションが上がるか?皆様で話し合ってみるのもおすすめです。
弊社の福利厚生についてはこちらから。ワクスマ福利厚生

 

多様な働き方の提示

弊社で生産性向上、採用に一番効果のあった取り組みはテレワークです。
社外でも社内と同様のスペックで業務を行う環境を構築できます。
特に子育て世代の女性社員の離職防止に役立ちました。
中堅の女性社員がライフステージの変化により退職してしまうことは、社員数の限られた弊社にとって大きな痛手でした。
また、様々な働き方を選択できることで、採用に至る人材の幅も広がりました。
テレワークとは

 

 

経営課題として感じていること

経営課題を解決することで求人に効果があることがわかりました。

今回セミナー参加者のアンケートより、自社の経営課題として感じていることをお伺いしました。
経営課題 グラフからもわかるように、生産性の向上を経営課題として感じている企業様が圧倒的に多かったです。

実際に、弊社でも生産性の低さは経営課題として長年の悩みでした。
ですが、生産性を高める環境づくりを行い、社内ルールを定め徹底したことにより、生産性を上げることに成功しました。
セミナーではその取組内容をすべてご紹介しております。
皆様の経営課題の解消に役立てていただければと思います。

次に女性の活用を課題として挙げる企業様が多かったです。
弊社でも働き方改革への取り組みにより、女性社員の働きやすい環境の整備に力を入れました。
現在では男性社員よりも女性社員が多く活躍する職場になっています。(社員35名中、男性17名、女性18名)
ぜひ、弊社での取り組みをご覧ください。

セミナー参加者の声

セミナー参加者の声を抜粋しております。

■大変参考になる取り組みであり、弊社はもとよりお取引先企業へもご紹介させていただきたく思っております。

■退社宣言など、すぐにでもできることから実行していきたいと思いました。

■福利厚生がとても充実していることに驚きました。

取り組みで気になったもの

弊社の実践している取組内容をセミナーでは紹介させていただいております。

その中でも、テレワークにご興味を持たれる企業様が多かったです。
実際に弊社でテレワークを導入したことで、生産性向上の効果がありました。

  • 残業時間の大幅削減 前年比51.8%
  • 売上 106.7%(前年比)
  • 粗利 117.6%(前年比)

続いて、人間関係の見える化・社員の見える化・独自の福利厚生に興味を持たれる方が多かったです。
ICTツールの活用により、社員間の情報共有をスムーズにし、1人で業務を抱え込むことがないようにルールを設定しました。
また、社内イベント・社外イベントなど、社員みんなで取り組む行事への取り組み、福利厚生の大幅な見直しを行いました。
弊社での取り組みは難しいことでは無く、明日からでも実践いただける内容も多くあります。

働き方セミナー&体験会

本セミナーでは、弊社での取組内容をもとに、岡山の中小企業でも実践できる取り組みをご案内しております。
今からでもセミナー参加のお申込みは間に合いますので、ご興味を持たれた方はぜひ一度セミナーにお越しください。

セミナーのお申し込みについてはこちらから

セミナーレポート

セミナーレポート:ICT事例セミナー&体験会 営業力強化編


定期的に弊社で活用しているICTツールをセミナーと体験会としてご来場者様にご案内しています。
まず、弊社で活用中のICTツールの説明をセミナールームで行います。
その後、社内で移動していただき、実際にツールを活用している様子を現場社員から説明しています。
社内で実際にツール体験

営業系ICTツールでできること

営業社員は社外にいることが多く、事務処理は帰社後の作業になりがちです。
また、遠方の企業への訪問が増えると直行直帰などが重なり、他の社員と顔を合わせる機会も少なくなります。

  • 見積もり提出までに時間がかかる…
  • 社員の行動が把握できない…
  • 事務処理が溜まって、残業・休日出勤が増える…
  • 社員が揃わないので会議がなかなか行えない…


こんなお悩みはありませんか?
お悩みに合わせてICTツールを導入することで、改善できます。

ICT事例セミナーでは、ワクスマで実際に活用しているICTツールをご紹介しています。
弊社が採択しているICTツールは、自社でのコスト・操作性・運用面も踏まえて、数あるツールの中から選定しています。
御社の問題・お悩みごとをお伺いし、まずはその問題についての可視化を行います。
そして、問題解決に有効なツールのご案内をさせていただきます。

弊社で実際に活用しているツールのため、弊社の活用モデル・管理プロセスをそのままお客様に提案できます。

セミナー参加者の声

セミナーにご参加いただいた方の感想を抜粋しました。

■社外からも事務処理ができれば残業時間を短縮できると感じました。

■営業さんの事務処理・日報が社外で処理できれば残業が少なくなるかなと思います。

■日報管理の運用・活用について詳しく聞きたいです。

■スケジュール管理、勤怠管理、日報管理が分散しているが、一本化できるのではないかと感じました。

■名刺を探すのに時間がかかるので、名刺管理は魅力的です。

■外出時に社内にアクセスできることで提案速度を早めることができるし、提案のやり方の改善ができると感じました。
経費処理ももっと楽にしたいと思っています。導入への心理的な壁、導入後の運用の浸透が不安です。

■インサイドセールスのICTは特にすごいなと感じました。1人だけでなく25人までオンラインでつながれることに驚きました。

興味のあるICTツール

セミナーでは、13個のICTツールのご案内をさせていただきます。 上記円グラフは、参加いただいた企業様から興味があると言われたツールの分布です。

勤怠管理、経費精算などの事務処理の効率化が1位と2位という結果となりました。

営業社員の勤怠管理をICTツールで行うことで、事務作業の簡略化が行なえます。

営業社員の経費精算もクラウド型ツールの活用で社外から行うことができますし、その後の事務処理にかかる時間の短縮にも繋がります。

第3位が名刺管理と共有資産化ツールです。
名刺の管理を社員に任せていて、担当社員が退職後にアプローチが途絶えてしまう…。
せっかくの営業活動が無になる、非常にもったいない状態です。
集めた名刺を共有資産化することで、無駄のない営業活動の効率化が可能です。

最新の営業系ICTツール事情

働き方改革の推進でICTツールが注目されています。
ツール導入により、労働環境の改善、業務の効率化が可能です。
最新のICTツールを知っていることでメリットはあってもデメリットはありません。

弊社では定期的に事例紹介セミナーを行っております。
最新セミナー情報はこちら
セミナーで紹介するICTツールは、すべて弊社で導入しているものです。
数あるツールの中からそのツールを採択した理由、実際にツールを社内で使っているところをご覧いただきます。

弊社で活用中のICTツール紹介

■営業系ICTツール

◇どこでも事務処理
社外から社内データサーバへアクセスし、社内にいなくても事務作業が行なえます。 見積作成、案件管理、社内申請などの事務処理と書類作成が可能。
メリット
・社内作業時間の短縮、残業の減少
・顧客への返答、対応のスピードアップ
・承認作業の時間短縮
社外から社内ネットワークへアクセス

◇日報管理
クラウド型の日報管理システムを活用。 顧客訪問後に情報入力することで、情報共有がスピーディに。
メリット
・リアルタイムでの情報共有が可能
・機会損失の減少
営業効率向上ツール

◇名刺管理&共有資産化
社内で集めた名刺を一括管理。 部署を超えた顧客データの連携で、新しいビジネスチャンスをつかめます。
メリット
・名刺の共有資産化
・機会損失の減少
・営業力強化
クラウド名刺管理について

◇効率的な新規開拓

マーケティングオートメーションを活用し、自社に興味を持っている人を抽出できます。弊社では、メルマガ送付先の反応率をチェックしています。
メリット
・効率的に新規開拓が可能
・ターゲティングができる

◇遠方への営業効率化

インサイドセールス(訪問しないで商談を行うこと)のICT活用で、移動時間やコストの削減が可能です。顧客との接触回数が増えるため、弊社では成約数が増えました。
メリット
・移動時間短縮
・移動コストの削減
・接触回数が増える

セミナーレポート

セミナーレポート:ICT事例セミナー&体験会 事務作業効率化編


弊社ICTツール事例セミナー 事務作業効率化編のセミナーレポートです。
ご紹介するツールは、弊社で活用中のものばかりです。
実際に弊社で作業効率化のために導入できるツールを探し、コスト・運用面をクリアできたツールだけをご案内いたします。

事務系ICTツールでできること

ICTツールを利用することで管理業務の効率化が可能です。
また、情報共有がスムーズに行えるので、作業の時間短縮ができます。

  • 日々の単純作業にかなりの時間を費やしている…
  • 社内の情報共有が遅く事務作業が滞る…
  • 月末・夕方など事務作業が集中するため、他の処理ができない…

こんなお悩みはありませんか?
お悩みに合わせたICTツールを導入することで、改善が可能です。

中小企業でICTツール活用のイメージが持てないと言われる企業様が多いですが、弊社は中小企業こそツール活用を行うべきだと考えています。
ICTを導入することで管理業務の軽減が図れます。
セミナーでは実際に弊社で導入して効果が高かったツールのみをご案内いたしますので、ぜひ参考になさってください。

体験会では、IT担当者ではなく実際に活用している現場社員から説明を行っております。
担当業務ごとに、どういった面で効率化ができたかも踏まえてご案内しております。

セミナー参加者の声

事務系ICTツールについての参加者の声を抜粋しております。
■経費精算について、遠方の支店・営業所に導入できれば効率化につながるのかなとイメージしております。

■経費管理については実行できたら作業効率はUPしそう。

■一人あたりの生産性を高めることが急務だということ、そのためにICTの活用が不可欠だということが良くわかりました。

■ペーパーレス化、総務の仕事効率化をずっと考えていたので物凄く参考になりました。

■ペーパーレスやタイムカードをICT化することで作業効率が上がることが良くわかりました。
ICT化をするにあたり、一番に社員の理解と取り組む意識をつけさせるのが課題だと感じました。

■勤怠管理・経費入力については毎月同じことの繰り返しで時間がかかっていました。今回のツール等で効率化を図るイメージが持てたので、自社に合うもので実行していきたいと思います。

■労務管理のツールを自社で活用しているソフト(大臣)へのインポートは可能でしょうか?
【回答】労務管理のデータ(勤怠データ)を給与大臣に連携することは可能です。

興味のあるICTツール

セミナーでは、12個のICTツールをご案内しております。
セミナー後のアンケートでどのツールに興味があるかをお伺いしております。
勤怠管理効率化に興味のある方が一番多い結果となりました。
タイムカードでの管理を行っている企業様が多く、毎月の就業時間の集計から入力までにかなりの時間を費やしています。
勤怠管理をクラウド化することで、給与計算に関わる工数の大幅なカットが可能です。

次に、経費精算効率化に興味があるとの回答が多かったです。
経費精算は申請から入力までにかかる時間が長く、事務担当者も申請が上がってこないと処理ができません。
ツールを導入することで、処理工数と事務担当者の時間的ストレスの軽減につながります。

最新の事務系ICTツール事情

社員一人一人の生産性を上げるには、ICTツールの活用が不可欠です。
セミナーでは、弊社で導入した最新ツールのご案内を行っております。
ICTツールの導入に至るまでのプロセスやツール活用で可能になる業務など、今後の御社の取り組みのヒントにしていただければと思います。
ICTツールセミナー案内

弊社で活用中のICTツール紹介

■事務系ICTツール

◇ペーパーレス
社内で紙ベースでやり取りしているものをペーパーレス化しています。 弊社では、Fax・受発注書のペーパーレス化を行いました。 書類をデータ化してコンピュータ上で処理しています。
メリット
・社外からも処理が行える
・社員全員が最新の処理状況を把握できる
・確認作業の時間短縮
・全員でチェックが行えるので、処理漏れが無くなった
ペーパーレスについて

◇稟議フローの効率化
稟議申請をICTツールで行っています。 稟議書もデータでやり取りを行うため、決済スピードが早くなりました。
メリット
・稟議書作成の時間短縮
・決済スピードが早い
散財する紙やエクセル管理からの脱却で生産性向上

◇経費精算効率化
経費精算をすべてICTツールで行います。 領収書を写真撮影して、データを送るだけで完結。 細々した領収書の管理や申請書類の作成が不要になりました。
メリット
・精算漏れが無くなる
・処理スピードが早い
・精算データ作成の手作業が軽減
経費精算効率化で生産性が向上!

◇勤怠管理効率化
クラウド型の勤怠管理ツールを活用しています。 スマートフォン・PCから簡単に操作できます。 タイムカードの集計などの月末処理が不要になります。 残業時間・有給休暇などもリアルタイムで確認できます。
メリット
・ワークスタイルに合わせて勤怠管理ができる(社外・在宅など)
・タイムカード集計が不要
・データ管理なので、ミスが減少
クラウド型勤怠管理について

◇ルーティン業務定型化
RPAによる単純作業の自動化。パソコンに導入したアプリケーションに作業を覚えさせ、代行させます。日々のルーティン業務を社員ではなくアプリに代行させることができます。
RPAとは?
「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語です。単純作業をパソコンのアプリケーションで代行・自動化できます。
メリット
・単純作業はアプリに任せて、高付加価値な作業に人的リソースを割ける
・人的ミスの減少