デジタル時代に必須『作業の見える化ツール』 | ワークスマイルラボ
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デジタル時代に必須『作業の見える化ツール』

コロナを機にデジタル化・ICT化が一気に進みました。
デジタル化が進むと今までは紙だった情報がデータで扱われるようになります。
また、対面や電話で行っていた業務もチャットなどでやり取りすることが増えます。

デジタル化が進む中で「社員の作業内容が見えにくくなってきた…」と感じる経営者・管理者の方もいると思います。
特に、テレワークに取り組んでいる企業様は自宅やカフェ、営業車の中などでも社員が仕事をするようになり、情報漏洩に不安を感じることもあるかと思います。

デジタル化をすることで生産性向上や柔軟な働き方が実現できます。
しかし、今までにはなかった心配事も出てくるのも事実です。
こういった心配を解消して、安心してデジタル化の恩恵を得るための、デジタル時代に必須の”作業の見える化ツール”のご紹介です。

WORK SMILE LABOの以前の課題

WORK SMILE LABOでは2016年からテレワークを実践しています。
小さいお子さんのいる女性社員がお子様の急な発熱にも対応できるように取り入れたのがきっかけです。
テレワークを開始するにあたって、様々なリスクや心配事を洗い出しました。

弊社では主に2つの懸念事項が出てきました。

セキュリティが考慮された会社の環境ではなく、社員の自宅で仕事をすることで情報漏洩が発生しないか?

在宅ワークをする社員が周囲にサボっていると思われてしまわないか?

労務管理はどのようにするか?

実は、社員の方も情報漏洩が万が一発生した時に、在宅ワークの自分が真っ先に疑われてしまう心配や、一生懸命仕事をしていても、在宅で仕事をしているだけで周囲にサボっていると疑われるのではないかという心配を抱えていました。

弊社では、様々な解決方法を検討した結果、パソコンのログ管理システムというパソコンの作業内容を見える化するツールを導入することにしました。
このツールを取り入れたことで安心してテレワークができるようになりました。

パソコンの作業内容を見える化

ログ管理システムを導入することで、パソコンの作業内容を見える化することができました。具体的には次のような内容を見える化することができています。

操作履歴の見える化(何時何分何秒にどんな操作をしていたか分かる)

■ソフトウェア別の作業時間

ソフトウェア別の作業時間

■パソコンの起動時間から作業時間を見える化

作業時間を見える化

■マウスやキーボードの稼働時間から集中度を見える化

集中度を見える化

ここまで見える化することで、会社にいても家にいても、仕事と関係ないことをしたり、サボったりすることはできませんし、抑止になります。
もちろん性善説で考えることが大切です。

弊社では毎日のように管理者が監視するようなことはありません。
何かがあった時に確認をする程度です。と言っても滅多に確認をしたことはありません。

サボることができない環境があるという事が大切だと考えています。
在宅ワークをする社員を疑うことも無くなるので、在宅ワークをする社員も安心して仕事をすることができます。

生産性が高い社員の働き方を分析して共有

上記のようなデータを見ることで、生産性が高い社員と、若手社員との働き方の差が見えてきます。

上長が想定しているよりも仕事に時間がかかっている若手社員がいれば、ログ管理システムでの仕事の傾向を把握して、ネックとなっている点を改善することができます。

実際の例をご紹介します。

若手社員が上長の想定よりも仕事に時間をかけていたので、パソコンのログを分析すると、Excelを使った作業に必要以上に時間をかけているのが分かりました。
話を聞くと、関数を利用せずに仕事をしているのが分かったため、Excel関数の使い方を伝えて効率的に仕事をすることができるようになりました。

情報漏洩に繋がるリスクを防ぐ

ログ管理システムを利用することで情報漏洩に繋がる操作を防ぐこともできます。

WORK SMILE LABOではパソコンにUSB利用の制限を施しています。
これはUSBに会社の情報を保存して持ち歩くことで、紛失による情報漏洩のリスクを防ぐためです。

社員にルールを伝えるだけではなく、システムで禁止行為をできないようにすることが可能です。
他にも仕事に関係ない特定ページへのアクセス禁止なども設定することができます。

最後に

デジタル化やテレワークが進むことで、社員や部下の仕事内容が見えなくなってしまっても、双方が安心して仕事ができる工夫は可能です。

ログ管理システムでどのようなことが分析できるのか?

ご興味がある方はWORK SMILE LABOにお気軽にお声かけください。

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