デジタルシフトの第一歩!まずは紙やエクセルで行っている業務をクラウド化しませんか? | ワークスマイルラボ
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デジタルシフトの第一歩!まずは紙やエクセルで行っている業務をクラウド化しませんか?

昨今では、デジタルシフトやDX(デジタルトランスフォーメーション)の必要性が叫ばれていますが、一体何から取り組んだらいいか分からないという方も多いのではないでしょうか?

弊社でも数年前からデジタルシフトに手探りで取り組んできました。

失敗もたくさんしました。

その中で分かったことは、デジタルシフトの第一歩は”紙”や”エクセル”で行っている業務を”クラウド化”することだということです。

 

今回は弊社がどのようにデジタルシフトに着手したか、それによってどのような成果に繋がったかをご紹介したいと思います。

これからデジタルシフトに取り組む企業様や、社内に紙書類がたくさんあり、整理整頓ができていない企業様の参考に少しでもなれば幸いです。

WORK SMILE LABOがデジタルシフトに取り組んだ方法

我々は2017年にkintoneというクラウド型業務アプリ作成ツールを導入しました。

業務上必要になるアプリを、システムの知識がない社員でも簡単に作成することができるツールです。

このツールを活用して、今まで紙やエクセルで行っていた業務を少しずつICTツールに置き換えていきました。


今では次のような業務をkintoneで行い、紙やエクセルでの管理から脱却しました。

紙ではなく、クラウドでの管理にしたことでどのようなメリットがあったかをいくつか例をあげてご紹介していきます。
kintone

稟議書どこにあるの?承認はまだ?を解決!

以前、WORK SMILE LABOでは申請に関して次のような課題がありました。

●上司の出張・外出が多く、稟議が回らない
●どこで書類が止まっているのかわからない
●提出した稟議書が今どこにあるかわからない
●テレワーク中には稟議書が紙だと滞る

紙で申請を行っている企業ではよくある課題ではないかと思います。

 

急いでいるのにどこで稟議書が止まっているか分からない、場合によっては稟議書が紛失してしまっており、再度作成することもありました…。

 

稟議をkintoneで作成したアプリで行うようになってから稟議スピードがあがりました。

感覚的には稟議承認までの工数が80%減になりました。

上長はオフィスにいなくても出先で承認ができますし、誰で稟議が止まっているかもアプリ上で確認ができますので、急ぎの場合は承認依頼を直接本人に伝えることができます。

※クリックすると拡大します。稟議画面

面倒な毎日の経費申請の手間を解決!

以前は経費精算も紙で実施していました。

帳票に必要事項を記載して領収書を貼りつけて提出していました。

経費申請をkintoneで作成したアプリで行うようになってから承認スピードが上がりましたし、他にもメリットがありました。


弊社は外回りが多く、県外に出張することもあります。駐車場代や交通費の申請をため込んでしまうことや、領収書を紛失してしまうことが度々ありました。

今では、経費申請を隙間時間で随時行うことができるので、そういったことが減りました。

上長・社長もアポイントの間などの隙間時間を利用して承認ができるようになりました。

清算画面※クリックすると拡大します。

最新の見積書データはどこ?退職者がお客様に出した見積りはどこ?を解決!

弊社は営業会社ですので見積り書を頻繁に作成します。

見積書はエクセルで作成をしていたのですが、個々人のパソコンや、ファイル整理がされていないサーバで管理をしていたので次のような課題がありました。

 

お客様に提出する見積りが個人管理になっており、共有できていない デスクトップやサーバに見積書ファイルがあふれており、どれが最新版か分からない 退職者や休職中の社員が出した見積書を確認できない
今では見積書をkintoneで作成したアプリの中で作成するようになっています。

 

作成した見積書はすべてクラウド上に保管されているので、紛失することはないですし、全員が作成した見積書を確認することができるようになりました。

また、クラウド上に保管されたデータを分析して「売上分析」を行うことができるようになりました。
営業会議用に資料を作成する手間も減りました。 見積り画面※クリックすると拡大します。

kintoneの導入を振り返って思う、デジタルシフトの進め方

WORK SMILE LABOでは、稟議申請、残業申請、経費申請、車両管理…などkintoneを活用して次々と紙・エクセルで管理をしていた業務をクラウドに置き換えていきました。

kintoneは自社の業務フローに合うように入力項目や画面配置を柔軟にカスタマイズできます。

システム開発の知識の無いスタッフでも簡単にカスタマイズが可能です。


紙やエクセルから脱却して情報をクラウドに集約することで、「検索」「集計」「外出先での入力・確認」「スマホでの確認」などができるようになり、業務効率が向上していきました。

紙書類に縛られなくなったことで、オフィスに戻らなくても実施できる業務が増え、テレワークや直行直帰をするのにも便利です。

デジタルシフトを何からはじめたらいいか分からないという方はkintoneを活用して社内の紙・エクセルで行っている業務を減らしていくことから始めてはいかがでしょうか?

手軽に導入できるコストも魅力的です。

弊社がkintoneで作った各種アプリを見たい方はお気軽にお声がけください。

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