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セミナーレポート

セミナーレポート:ICT事例セミナー&体験会 事務作業効率化編


弊社ICTツール事例セミナー 事務作業効率化編のセミナーレポートです。
ご紹介するツールは、弊社で活用中のものばかりです。
実際に弊社で作業効率化のために導入できるツールを探し、コスト・運用面をクリアできたツールだけをご案内いたします。

事務系ICTツールでできること

ICTツールを利用することで管理業務の効率化が可能です。
また、情報共有がスムーズに行えるので、作業の時間短縮ができます。

  • 日々の単純作業にかなりの時間を費やしている…
  • 社内の情報共有が遅く事務作業が滞る…
  • 月末・夕方など事務作業が集中するため、他の処理ができない…

こんなお悩みはありませんか?
お悩みに合わせたICTツールを導入することで、改善が可能です。

中小企業でICTツール活用のイメージが持てないと言われる企業様が多いですが、弊社は中小企業こそツール活用を行うべきだと考えています。
ICTを導入することで管理業務の軽減が図れます。
セミナーでは実際に弊社で導入して効果が高かったツールのみをご案内いたしますので、ぜひ参考になさってください。

体験会では、IT担当者ではなく実際に活用している現場社員から説明を行っております。
担当業務ごとに、どういった面で効率化ができたかも踏まえてご案内しております。

セミナー参加者の声

事務系ICTツールについての参加者の声を抜粋しております。
■経費精算について、遠方の支店・営業所に導入できれば効率化につながるのかなとイメージしております。

■経費管理については実行できたら作業効率はUPしそう。

■一人あたりの生産性を高めることが急務だということ、そのためにICTの活用が不可欠だということが良くわかりました。

■ペーパーレス化、総務の仕事効率化をずっと考えていたので物凄く参考になりました。

■ペーパーレスやタイムカードをICT化することで作業効率が上がることが良くわかりました。
ICT化をするにあたり、一番に社員の理解と取り組む意識をつけさせるのが課題だと感じました。

■勤怠管理・経費入力については毎月同じことの繰り返しで時間がかかっていました。今回のツール等で効率化を図るイメージが持てたので、自社に合うもので実行していきたいと思います。

■労務管理のツールを自社で活用しているソフト(大臣)へのインポートは可能でしょうか?
【回答】労務管理のデータ(勤怠データ)を給与大臣に連携することは可能です。

興味のあるICTツール

セミナーでは、12個のICTツールをご案内しております。
セミナー後のアンケートでどのツールに興味があるかをお伺いしております。
勤怠管理効率化に興味のある方が一番多い結果となりました。
タイムカードでの管理を行っている企業様が多く、毎月の就業時間の集計から入力までにかなりの時間を費やしています。
勤怠管理をクラウド化することで、給与計算に関わる工数の大幅なカットが可能です。

次に、経費精算効率化に興味があるとの回答が多かったです。
経費精算は申請から入力までにかかる時間が長く、事務担当者も申請が上がってこないと処理ができません。
ツールを導入することで、処理工数と事務担当者の時間的ストレスの軽減につながります。

最新の事務系ICTツール事情

社員一人一人の生産性を上げるには、ICTツールの活用が不可欠です。
セミナーでは、弊社で導入した最新ツールのご案内を行っております。
ICTツールの導入に至るまでのプロセスやツール活用で可能になる業務など、今後の御社の取り組みのヒントにしていただければと思います。
ICTツールセミナー案内

弊社で活用中のICTツール紹介

■事務系ICTツール

◇ペーパーレス
社内で紙ベースでやり取りしているものをペーパーレス化しています。 弊社では、Fax・受発注書のペーパーレス化を行いました。 書類をデータ化してコンピュータ上で処理しています。
メリット
・社外からも処理が行える
・社員全員が最新の処理状況を把握できる
・確認作業の時間短縮
・全員でチェックが行えるので、処理漏れが無くなった
ペーパーレスについて

◇稟議フローの効率化
稟議申請をICTツールで行っています。 稟議書もデータでやり取りを行うため、決済スピードが早くなりました。
メリット
・稟議書作成の時間短縮
・決済スピードが早い
散財する紙やエクセル管理からの脱却で生産性向上

◇経費精算効率化
経費精算をすべてICTツールで行います。 領収書を写真撮影して、データを送るだけで完結。 細々した領収書の管理や申請書類の作成が不要になりました。
メリット
・精算漏れが無くなる
・処理スピードが早い
・精算データ作成の手作業が軽減
経費精算効率化で生産性が向上!

◇勤怠管理効率化
クラウド型の勤怠管理ツールを活用しています。 スマートフォン・PCから簡単に操作できます。 タイムカードの集計などの月末処理が不要になります。 残業時間・有給休暇などもリアルタイムで確認できます。
メリット
・ワークスタイルに合わせて勤怠管理ができる(社外・在宅など)
・タイムカード集計が不要
・データ管理なので、ミスが減少
クラウド型勤怠管理について

◇ルーティン業務定型化
RPAによる単純作業の自動化。パソコンに導入したアプリケーションに作業を覚えさせ、代行させます。日々のルーティン業務を社員ではなくアプリに代行させることができます。
RPAとは?
「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語です。単純作業をパソコンのアプリケーションで代行・自動化できます。
メリット
・単純作業はアプリに任せて、高付加価値な作業に人的リソースを割ける
・人的ミスの減少