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勤怠管理ICT化で生産性が向上!

勤怠管理ICT化で生産性が向上!

弊社が勤怠管理業務で抱えていた問題点は、

●紙で管理(タイムカードを使って打刻するタイプ)
●集計は手入力
●遅刻、欠勤、有休の紙での申請
●またそれを紙で承認し、回す時間のロス
●最後にまた集計の手作業
●給与支払い業務が毎月ギリギリ

当時これらを20名分行っていました。
内勤メンバーの残業時間は増え続ける一方でした。

そこで
●社員情報
●タイムカード
●休暇台帳
を給与システムにて一括管理することにしました。

そこでクラウド型勤怠管理ツールの導入です。
単なる出退勤の打刻のみならず、
外勤社員の位置情報も把握できます。

営業社員の多い会社や、
直行直帰の多い会社では重宝される機能です。

さらに給与計算まで自動集計。

そろばんが電卓になり、計算ソフトと
進化したのと同じように
いつまでも紙で作業するのではなく
ICTツールを使えば90%の工程が削減されます。

クラウド型勤怠管理ツールの月額利用料は
300円/人です。

実は今回、そんなワクスマの事例紹介を
実際に現場で使用している担当者がご紹介し
体感できるセミナーを初開催します。

ICTセミナー申し込みについてはこちらから



「こんな社内の困りごとがあるのだけど
ワクスマではどうしてるの?」
のお声聞かせてください!

ワクスマでは、現在75個のICTの活用を絡めた
働き方改善を行っていますので
きっとお役立ちできると思います。

チラシをご覧いただき、自社の課題と同じであれば
ぜひご参加ください。

見えていなかった経営課題の解決にも
繋がるかもしれません。


ICTセミナー申し込みについてはこちらから


【プロフィール】

石井 聖博(いしい・まさひろ)
キヤノンマーケティングジャパン株式会社を経て、2006年株式会社石井事務機センターに入社。2015年より現職。従来のオフィス機器販売から、より良いワークスタイルを提案する会社への変革に着手。2016年、本社をライブオフィス化し、自社の働き方を実際に体感できる“ワクスマ”事業を開始。中小企業に特化したテレワークやICTを活用した多様な働き方に挑戦している。帝京大経済学部卒。岡山市出身。1979年生。

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経費精算効率化で生産性が向上!

弊社が経費精算業務で抱えていた問題点を
洗い出すと
●精算書の作成に時間がかかる(特に外勤社員)
●提出される精算書の不備が多い
●再提出にかかる後戻り工数で時間のロス
●チェックに時間がかかる
●承認漏れが発生
●月次決算の遅れ
が挙げられました。

新卒採用も行い、
少しずつ社員も増えてきた中
様々な処理工数のボリュームが増え
内勤社員の笑顔が減ってきました。

上記の問題点は
個人の能力を上げるという方法だけでは
追いつきません。

そこでITツールの出番でした。
ネットで調べればいくらでも出てきますが、
ただ、ネックになるのが
①費用
②使い勝手
が自社に合うものが分かりません。
ただ、ワクスマのスタンスは
「まずやってみる。ダメなら変えればいい。」
というものですので、お試し期間など利用し
幾つか試した結果、クラウド型の経費精算ツール
を導入することになりました。

クラウドツールのメリットの1つは
安価であることです。

次に最新の状態をキープできる
という点だと思います。
アップグレードが自動ですので
特に手間がかかりません。


クラウド型経費精算を使って改善されたことは
①立替者は写メを撮るだけで精算申請完了
②経理担当はクラウド上で、精算申請を一括管理でき、
 業務工数が激減
③申請から承認までのスピードが大幅に向上
④電子証跡で保存が可能。ファイリング業務消滅

クラウド型経費精算の月額利用料は
500円/人~です。

実は今回、そんなワクスマの事例紹介を
実際に現場で使用している担当者がご紹介
体感できるセミナーを初開催します。

※画像をクリックするとダウンロードできます。

お申し込みはこちら



「こんな社内の困りごとがあるのだけどワクスマではどうしてるの?」
のお声聞かせてください!

ワクスマでは、現在75個のICTの活用を絡めた
働き方改善を行っていますので
きっとお役立ちできると思います。

チラシをご覧いただき、自社の課題と同じであれば
ぜひご参加ください。

また、見えていなかった経営課題の解決にも
繋がるかもしれません。

お申し込みはこちら

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採用力を上げるICTとは

今、多くの会社も人財が不足し、採用に苦戦しています。
特に中小零細企業は人財の獲得が大きな経営課題となっています。

もともと我々も事務機業界という衰退業界、
なおかつBtoBで学生の知名度はほぼ無い会社です。

しかしながら、より良い働き方を追求し
その取り組みをキチンと学生の皆さんへ伝えることが出来た結果、
新卒者の希望就職先ランキングで6位という結果が得られたのだと考えています。




いまの学生さんの会社を選ぶ基準の中で、
働く環境」はかなり高い優先順位で入っています。
特に女性はものすごく気にしています。


いまの時代、結婚後に仕事を辞めて専業主婦になりたい、
という女性よりも、結婚して出産した後も正社員としてバリバリ働きたい!
という女性がすごく多いと感じています。
この傾向は今後ますます強くなると思っています。

ワクスマのより良い働き方の取り組みのなかで、一番評判が良いのが「テレワーク 」です。

そもそもテレワークとは何か?

テレワークとは、英語の“テレ(離れた場所)”と“ワーク(働く)”という意味

テレワークとは情報通信技術を活用した新しい働き方で、
時間や場所にとらわれない柔軟性があり、
一般的なイメージは在宅勤務です。

会社と同じようにパソコンで仕事をして、
連絡はインターネット・電話・ファックスを活用して働きます。
在宅勤務なら、毎朝混雑する電車に乗って会社まで通勤する必要がありません。
通勤時間の節約だけではなく、自分のライフスタイルに合わせて働くこともできます。
そのため在宅勤務は
妊娠や育児中の女性でも働きやすく、
親族の介護も働きながら行うことが可能です。

また病気や怪我などで一時的に外出が困難になった方、
さらには身体に障碍があり通勤に苦労している方も、
自宅で働ける在宅勤務なら仕事をすることができます。

このように、テレワークを導入していることにより、
結婚や出産後、介護の問題などの場合も長く正社員として働けることに
魅力を感じて応募してくれる学生がとても増えています。


今回の件で、少しでもご興味をお待ち頂ける点がございましたら、
現在700社以上の経営者の皆様がご見学にいらしている
弊社「ワクスマ」にお越し頂き、実際の取り組みを体感して頂ければと思います。

採用の取組みを含めて、すべてご覧いただけます。

ご見学希望についてはこちらから


【プロフィール】

石井 聖博(いしい・まさひろ)
キヤノンマーケティングジャパン株式会社を経て、2006年株式会社石井事務機センターに入社。2015年より現職。従来のオフィス機器販売から、より良いワークスタイルを提案する会社への変革に着手。2016年、本社をライブオフィス化し、自社の働き方を実際に体感できる“ワクスマ”事業を開始。中小企業に特化したテレワークやICTを活用した多様な働き方に挑戦している。帝京大経済学部卒。岡山市出身。1979年生。

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すぐにできる、中小企業の働き方改革事例

では、中小企業はどのようなICT活用を行えばよいのだろう。。
こんなことを最初は考えました。

まず最初に取り組んだのが「ペーパーレス化」です。
弊社は事務機屋ですので、事務用品のご注文は今でもFAXで
受け付けております。

そのため年間の印刷毎週は何万枚という状態でした。
そして会社は書庫だらけで、整理整頓が行えている状態ではありませんでした。

そこで探してきた商品は
送られてきたFAXをPDFでデータ化し、複合機から印刷せずとも、
パソコン上で処理が行えるものでした。



実際にこの商品を使ってみて
・注文いただいた商品は全てデータ上で処理が行えるようになった
・紙で印刷しないので、コスト削減
・過去のデータも検索するとすぐわかるようになり、特定の人だけではなく、誰でも処理ができるようになった


今現在は、このペーパーレス化を、社内の『稟議書』にも活用しています。



そうすることでいつでも・どこでも・スピーディーに
社内書類も処理することができるようになり
間違えや紛失などといった悩みも解決することができました。


ここまで読んでいただくとすごく簡単に、
そしてスムーズに移行できたのかと思われるかもしれませんが、
実際には1年近く、ペーパーレス化に向け試行錯誤を行いました。

上記に挙げた、
・社員の活用能力、ICTリテラシーが不足している
・IT投資の効果算定が難しく、ICT投資額の判断ができない

導入する前はまさに、このようなことで悩んでいました。

実際導入してみて思ったことは、実用化するまでは手探りで大変だが
いざやってみると
・やはりすごく便利。なぜすぐに取り掛からず、社員に負担を強いたのか
・特に理由なく避けてしまっていただけ

と感じました。

今はさまざまな業種・業態で使えるICTの活用があります。


実際にいま行っている業務の中に無駄な作業やICTで解決できることは
気付いていないだけで沢山あるのではないかと思います。
今後も展示会などに参加し、皆様にも役立つ情報をお知らせさせていただければ思います。

ワクスマの見学にお越し頂ければ、
必要とされる方には弊社の経営方針書を差し上げています。
ご興味がある方は、ぜひ一度ワクスマ見学にお越しください。
お待ちしております。


【ワクスマ見学会のお知らせ】

日程はご相談に応じさせていただいておりますので、お気軽にお問合せください。

お問合せはこちら



【プロフィール】

石井 聖博(いしい・まさひろ)
キヤノンマーケティングジャパン株式会社を経て、2006年株式会社石井事務機センターに入社。2015年より現職。従来のオフィス機器販売から、より良いワークスタイルを提案する会社への変革に着手。2016年、本社をライブオフィス化し、自社の働き方を実際に体感できる“ワクスマ”事業を開始。中小企業に特化したテレワークやICTを活用した多様な働き方に挑戦している。帝京大経済学部卒。岡山市出身。1979年生。

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年度経営方針発表会について

方針書を初めて作成した当初は
金融機関に提出するためだけに作成していましたので、
誰にも発表していませんでした。

ですので、作成した私でさえ3か月もすると
一番重要な年度方針でさえあまり覚えていない状態でした。

これではせっかく時間をかけて作成しても、
自社の成長に全く活かせていない!と思い。
2013年に初めて、年初に会社の会議室で方針発表を行いました。。。

が、途中で「そんな目標は無理だ!」などと私の父(現会長)から
ヤジが入って口論になるなど、さんざんな発表でした。

しかし、何人かの社員は
「会社の目指すべき場所考えが知れてモチベーションが上がりました。」
と言ってくれました。

やはり、社員に
●自分達がどこを目指し、
●なにを頑張ればいいのか?
を伝えることが大事なことと、改めて確信し、
毎年必ず方針発表会を実施しよう!と決めました。

そこからは、毎年参加して頂く方を増やし、
会場も用意するようにしました。



現在は、社員はもちろん、
金融機関の方、仕入先、お客様、内定者、
そして内定者の親御さん
にも招待状を送らせて頂いております。

会場もホテルの宴会場で行います。
ホテルで行うと、いつもと違う雰囲気で
社員もマインドも変わりますし、緊張感も出ます。
場創りは非常に重要だと思います。




この方針発表会を通じ、

●社員には自社の方針を理解し、自分が何を今年するべきか?を明確になる
●金融機関には自社の数字だけでなく、社員の立ち振る舞いを見てもらうこと
●仕入先には提供して頂く価格だけでなく、なにをサポートして欲しいかを伝えるため
●お客様には自社の考えに共感して頂き、さらにファンになって頂くため
●内定者には入社後のスタートダッシュを決めてもらうため
●内定者の親御さんには安心してもらうと同時に入社後、弱音を言ってきた時に応援してもらうため
に行っています。

特に、金融機関や仕入先には、
「自社を特別扱いしてもらい、エコひいきして欲しい!」と
正直に伝えています。

そうすると、内容は様々ですが本当にエコひいきしてくれます!(笑)

例えば、
●うちの依頼事を優先してくれたり、
●良い情報を一番先に持ってきてくれたり
●お客様先の紹介だけでなく自社の事業にとってプラスになる会社を紹介してくれたり
と色々です。

「ワクスマさんの方針発表を聞いているから、
何をどう支援すれば役に立てるかが明確なので、
支援しやすいんです。」と言われました。

方針書を作成し、発表会をする!
絶対にかかった時間と費用以上の効果はあると思います。



ワクスマの見学にお越し頂ければ、
必要とされる方には弊社の経営方針書を差し上げています。
ご興味がある方は、ぜひ一度ワクスマ見学にお越しください。
お待ちしております。


【ワクスマ見学会のお知らせ】

日程はご相談に応じさせていただいておりますので、お気軽にお問合せください。

お問合せはこちら



【プロフィール】

石井 聖博(いしい・まさひろ)
キヤノンマーケティングジャパン株式会社を経て、2006年株式会社石井事務機センターに入社。2015年より現職。従来のオフィス機器販売から、より良いワークスタイルを提案する会社への変革に着手。2016年、本社をライブオフィス化し、自社の働き方を実際に体感できる“ワクスマ”事業を開始。中小企業に特化したテレワークやICTを活用した多様な働き方に挑戦している。帝京大経済学部卒。岡山市出身。1979年生。